ARHIVSKI VJESNIK 40. (ZAGREB, 1997.)

Strana - 257

Izvješća, Arh. vjesn., god. 40 (1997) str. 247-282 provenijenciju na tradicionalan način, tj. prema ustanovi stvaratelju, odrediti porijeklo dokumenata. Tako se u nekim zemljama (Francuska npr.) smatra da je fond zatvoren ako je stvaratelj prestao postojati, a u drugima da se isti fond organski nastavlja ako je djelatnost preuzela neka druga organizacija. Na načelu provenijencije se zasniva većina postupaka što ih arhivi poduzimaju s obzirom na gradivo. Izuzetak je vrednovanje, koje se zasniva na Schellenbergovoj teoriji o primarnoj i sekundarnoj vrijednosti koja sama po sebi ne ovisi o pojmu dokumenta. Važno je ipak da se dokumenti vrednuju unutar cjeline u kojoj su nastali. Pri primjeni lista po vrstama i sadržaju gradiva, treba voditi računa o cjelini u kojoj se svaki takav dokument nalazi. Također je preporučljivo sačuvati informaciju o izlučenome gradivu. Na taj se način može posredovati intelektualno jedinstvo cjeline u njezinu prvotnom obliku. Pod sređivanjem se u suvremenim arhivima podrazumijeva uglavnom intelektualna radnja kojom se određuju strukturni odnosi. Sređivanje ne mora obuhvatiti i fizičko grupiranje dokumenata. S druge strane, izvorni se poredak ne smatra nedodirljivim, naročito ako se gradivo preuzima u manjim kronološkim serijama, premda "strukturno načelo" ostaje operativno. Pitanju odnosa arhiva i stvaratelja bilo je posvećeno izlaganje Joaquima Borràsa, direktora arhiva sveučilišta Pompeu Frabra (Relations between the archivists and the records creating agency). U posljednje se vrijeme dosta raspravlja o tome koliko i na koji način arhivisti mogu intervenirati u proces nastajanja dokumenta. J. B orras se priklanja većinskom stajalištu prema kojemu ne postoje načelni razlozi protiv ovakvog oblika suradnje s ustanovama stvarateljima. Koristi od toga su višestruke i za stvaratelja i za arhiv. Smatra se daje u nekim slučajevima intervencija u proces nastajanja nužna i radi zaštite dokumenata, jer se može dogoditi da neki dokumenti propadnu prije preuzimanja u arhiv. Elisa C. de Santos Canalejo iz španjolskog Ministarstva obrazovanja i kulture razmotrila je mogućnosti primjene ISAAR (CPF) za indeksiranje arhivskog gradiva upozoravajući na potrebu da se unutar arhivskog sustava svake zemlje definira odgovornost za održavanje normativnih datoteka. Predložila je novo polje: vidi još i uz postojeća vidi i vidi i. Novo polje bi sadržavalo vezu prema drugome stvaratelju (odnosno drugom entitetu), za razliku od polja vidi i, koje bi se koristilo u slučaju promjene naziva ili imena, preuzimanja nadležnosti ili organizacijskih promjena. Hugo L.P. Stibbe iz Ureda za arhivske standarde Nacionalnog arhiva Kanade iznio je njihova iskustva u primjeni Općeg međunarodnog standarda za arhivistički opis — ISAD(G) i Međunarodnog standarda za arhivistički normativni zapis za pravne osobe, fizičke osobe i obitelji - ISAAR(CPF). Uvođenje standarda, naročito međunarodnih, može trajati godinama i traži da budu osigurani određeni preduvjeti. 257