ARHIVSKI VJESNIK 40. (ZAGREB, 1997.)

Strana - 258

Izvješća, Arh. vjesn., god. 40 (1997) str. 247-282 O elektroničkim zapisima govorio je Hans Hofman iz Nizozemske, direktor projekta o elektroničkim zapisima što ga vodi nizozemsko Ministarstvo unutarnjih poslova i Ministarstvo obrazovanja, kulture i znanosti. Problem s elektroničkim zapisima nije ograničen samo na uredsko i registraturno poslovanje odnosno rad sa spisima, nego uključuje i organizacijske, tehnološke, informacijske, administrativne i pravne aspekte. Zato uspješno upravljanje elektroničkim zapisima traži multidisciplinaran pristup. Često se kao okvir ističe koncept životnog ciklusa, pri čemu se uloga arhivista pomiče prema ranijim fazama, u fazu stvaranja dokumenta odnosno u fazu oblikovanja sustava u kojem dokumenti nastaju. Potrebno je prilagoditi koncept vrednovanja kako bi se ono moglo obaviti u ranijoj fazi (što omogućuje tzv. funkcionalno vrednovanje), način upravljanja gradivom, opis itd. Na ulogu arhivista ne može se gledati odvojeno od ostalih sudionika u procesu nastajanja i upravljanja dokumentima. Pilot-projekti koji se provode u Nizozemskoj pokazali su da se problem elektroničkih zapisa ne iscrpljuje na području uredskog poslovanja, nego da je usko vezan uz poslovne procese. Može se reći da su oni odlučujući faktor. Hofman zaključuje da IT utječe na sve djelatnosti arhiva i da traži novi pristup i nove vještine. Stoga je posebno važno da se posveti odgovarajuća pažnja obrazovanju arhivista, kako bi bili sposobni odgovoriti na izazove informacijskog društva. Carol Couture sa sveučilišta u Montréalu govorila je o popisima gradiva s rokovima čuvanja." Naglasila je veliku važnost ovih popisa za upravljanje gradivom u organizacijama Čijim radom ono nastaje, ali i u samim arhivima. Osnova za izradu i primjenu ovih popisa jest vrednovanje gradiva, što je postalo središnja tema suvremene arhivistike. O trećem važnom području djelatnosti arhiva - korištenju gradiva, uvodno izlaganje je održao Xavier Tarraubella. On razlikuje dvije osnovne grupe korisnika: korisnike unutar ustanove i vanjske korisnike (profesionalni istraživači ili amateri, studenti, "obični" korisnici). Opisujući posebne zahtjeve pojedinih kategorija korisnika upozorio je na slučajeve kada su oni u neskladu s ostalim arhivskim funkcijama. Guilbert Coutaz iz Švicarske je iscrpno obradio ulogu arhivista u osiguranju slobodnog pristupa informacijama s jedne, i zaštiti privatnosti s druge strane. Dostupnost je, po njegovim riječima, velikim dijelom uvjetovana ideologijom i administrativnim pravilima i običajima koji negdje vrijede, ne samo političkim ili teorijskim kriterijima. Arhivi osiguravaju dostupnost u skladu s ulogom koja im je dodijeljena u administraciji. Oni su vezani uz javnu upravu pružajući joj odgovarajuće usluge, ali isto tako djeluju kao ustanove na području kulture i mjesta "gdje se priprema pisanje povijesti". Moguće je dati prednost svakom od ovih aspekata, ali je u praksi arhivist najčešće posrednik između različitih interesa, između prava na informaciju i 258