ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 98

D. Eržišnik, Arhivske jedinice i njihov opis - informacijski osvrt, Arh. vjesn., god. 39(1996) str. 91-102 Radi se o obveznim dijelovima sadržaja, bez obzira na vrstu jedinice i bez obzira na način opisa. Tehnički se to različito rješava, ali bez tih dijelova nijedan opis ne bi mogao biti potpun. U protivnom ne bi se znalo za mjesto te jedinice, kao ni za mjesto jedinica u sastavu. Budući da nema takvih jedinica (u sastavu), jedino izuzeće odnosi se na spis. Naprimjer, opis jednog predmeta (na košuljici), u dijelu što se odnosi na pripadnost višim jedinicama, sadrži godište u kojem je zaveden, vrstu postupka (upravni ili neupravni) i provenijenciju. Svoje mjesto medu ostalim predmetima opisuje rednim brojem, sadržajem i arhivskom oznakom. Jedinice u sastavu obilježavaju se podbrojevima i evidentiraju s unutarnje strane košuljice.

6 Sljedeći primjer odnosi se na opis arhivske kutije ili fascikla. Pripadnost višim jedinicama i mjesto u rasporedu među jednakima obilježava se na isti način, ali se mijenja dio što se odnosi na opis jedinica u sastavu. Umjesto podbrojevima i evidencijom na košuljici, obilježava se tzv. graničnim brojevima (npr. 101-200). Kao stoje navedeno, radi se o poopćavanju, budući da se svaki broj ne može evidentirati. Treći se primjer odnosi na opis arhivskihfondova i zbirki u vodiču. Više jedinice u tom slučaju su arhivi i ustanove gdje su pohranjeni i država (ili regija) za koju se vodič izdaje. Mjesto među jednakima označava se rednim brojem i dopunjava graničnim godinama. Pripadnost nižih jedinica još se više poopćava i prikazuje njihovim ukupnim brojem i uputom na inventar. Iz primjera se jasno vidi da se sadržaj opisa ustvari sastoji od granica svih rasporeda, kako onih u koje jedinica ulazi, tako i onih koje ona obuhvaća. Jedino tim granicama može se precizno odrediti njeno mjesto u svim rasporedima. Uz te granice, koje se u principu moraju označiti na svakoj jedinici, postoje i neobvezne dopunske oznake. Obično se stavljaju na neke važnije jedinice radi lakšeg snalaženja. Naprimjer, u pismohranama se ispod arhivske oznake može vidjeti i natpis »građevinske dozvole«. Budući daje plan arhivskih oznaka objavljen i da se jedna kopija obično nalazi u urudžbenom zapisniku, takva dopunska oznaka nije nužna, ali se upisuje radi bržeg snalaženja (bez provjere u planu). Kao poseban, može se navesti i slučaj kada se jedinice uređuju pripadno. Takvih dijelova, što se ne mogu rasporediti prema prvobitnom redu, u pravilu ima u svim većim fondovima. U tim slučajevima također vrijedi pravilo granica. Ukratko, 6 Primjer je uzet iz ranijeg modela uredskog poslovanja. Prema sadašnjem modelu redni broj je sastavni dio (posljednja skupina) klasifikacijske oznake, što kao cjelina ujedinjuje arhivsku oznaku i taj broj. Redni broj spisa u sastavu označen je u tzv. urudžbenom broju. 98