ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 99
D. Eržišnik, Arhivske jedinice i njihov opis - informacijski osvrt, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 91-102 sadržajna formulacija mora biti takva da obuhvati sve, a da u isto vrijeme nije preširoka, tj. da obuhvati i ono čega nema. 2. Tehničke (vanjske) karakteristike opisa Kao što se iz primjera vidi, prva karakteristika odnosi se na razinupoopćavanja. Prema njoj, razina poopćavanja ovisi o razini jedinice. Što je ta jedinica viša, to je više i poopćavanje. Druga karakteristika odnosi se na dvojnost opisa, a proizlazi iz definicije arhivske jedinice. Naime, kako je ona u isto vrijeme i evidencijska i jedinica odlaganja, to i opisi moraju biti dvojni - što znači i na jedinicama i u evidencijama. Iz druge proizlazi i treća karakteristika, a to je podudarnost opisa. Dvojni opisi u principu su jednaki ili paralelni - što znači identičnost teksta i u evidencijama i na jedinicama. Sljedeća karakteristika, koja opet proizlazi iz prethodne, odnosi se na kvalitativnu razliku između opisa u evidencijama i opisa na jedinicama - usprkos podudarnosti i identičnosti. Radije o tome, da se iz opisa na jedinicama vidi samo pripadnost višim jedinicama, ali ne i opseg tih viših jedinica. S druge strane, u evidencijama je vidljiv i taj opseg - što upućuje na dodatnu kvalitetu i prednost opisa u evidencijama. Razlika se sastoji u transparenciji evidencije kao cjeline, u odnosu na pojedine jedinice. Naprimjer, opis svakog fascikla sadrži sve iste dijelove teksta kao i opis u arhivskoj knjizi, ali se iz njega ne vidi koliko fascikala čini jedno godište. U arhivskoj knjizi, nasuprot tome, postoji i opis svakog fascikla, ali se vidi i opseg godišta u koje spada taj fascikl. Sažeto, u evidencijama je prikazana struktura, a na jedinicama samo granice rasporeda (za pojedinu jedinicu). U tome je bitna razlika između ovih dviju vrsta opisa. 3. Vrste i izgled (reprezentacija) opisa Da bi se općenito zauzela neka stajališta o pravilima i standardima u izgledu, prethodno se mora konstatirati da postoje i različite vrste opisa. Kao stoje navedeno, dijele se na one u evidencijama i na one na jedinicama, a zatim i na one nastale u uredskom poslovanju i one nastale u okviru arhivske obrade. U svakom od tih slučajeva postoje i različite okolnosti koje se odnose na izgled. Za onaj dio jedinica što nastaju u uredskom poslovanju, pravila ne samo da su propisana, nego su većim dijelom i utvrđeni obrasci s rubrikama. Propisi se jednako odnose na evidencije (urudžbeni zapisnici, upisnici upravnog postupka, registri, 99
