ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 93

D. Eržišnik, Arhivske jedinice i njihov opis - informacijski osvrt, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 91-102 Kao što se vidi, može se razložiti u dva potpitanja. Prvo se odnosi na njihovo mjesto i ulogu u informacijskom sustavu, kako bi se općenito razriješilo što se u tom okviru smatra jedinicom - odnosno postoje li ograničenja, kako to smatraju autori. Drugo se odnosi na neposredan kriterij po kojem se one formiraju. 1.1. Mjesto i uloga arhivskih jedinica u informacijskom sustavu (kriterij ograničenja) Za razliku od autora, logičnija je pretpostavka daje svaki dio - jednako mali kao i najveći - isto tako dio, pa ograničenje na samo nabrojene nema smisla. Čitava matična služba jedne općine npr., isto je tako dio provenijencije te općine kao i svaki predmet. Ona je šira jedinica, ali je isto tako i dio i jedinica. Iz toga jasno slijedi, da se pojam ne može ograničavati samo na neke dijelove. Drugo, što je također jasno, to je zaključak da se ne može odlagati izvan arhivskih jedinica ili da je sustav odlaganja - ustvari sustav arhivskih jedinica. Sustavom su obuhvaćene sve jedinice, od najmanjih do najvećih. Osim spisa, svaka od njih sastavljena je od nižih i u isto vrijeme dio je neke šire. Time je osigurana postupnost, što je posebno važno kod pretraživanja. Prema tome, sustav služi pretraživanju, ali u obrnutom smjeru. Najprije se pronalazi najšira jedinica u kojoj bi se predmet morao nalaziti, zatim sve uža do traženog spisa. Najniža jedinica je spis, a najšira fond ili zbirka. Iz toga slijedi i zaključak, da se odlaganje nalazi u funkciji pretraživanja. Onako kako se vrši odlaganje, tako se radi i pretraživanje - ali u obrnutom smjeru. Odlaganje se provodi po principu od najmanjeg u sve šire, a pretraživanje od najšireg do najužeg. Time se sustav zatvara. Drugi dio sustava, nakon arhivskih jedinica, čine njihovi rasporedi. Radi se o međusobnim odnosima širih i užih jedinica i redoslijedima za jednake. Smisao sustava je omogućavanje što efikasnijeg pretraživanja. Stvara se planskim odlaganjem po arhivskim jedinicama, raspoređenima u međusobne odnose i redoslijede, a koristi u pretraživanju. Sustav je najviše razrađen i karakterističan za uredsko poslovanje, ali to ne znači da ne vrijedi i za druge vrste arhivskog materijala. Jedino što se time želi naglasiti to je konstatacija, da je u uredskom poslovanju najšire razrađen, u smislu broja tih jedinica. U računovodstvu, naprimjer, kao najuža jedinica na razini spisa je isprava, dok su sljedeće dosjei istovrsnih isprava (ulazni računi, izlazni računi, temeljnice itd.). Nakon toga više jedinice su samo godište, računovodstvo kao odjel i na kraju provenijencija. 93