ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 94
D. Eržišnik, Arhivske jedinice i njihov opis - informacijski osvrt, Arh. vjesn., god. 39(1996) str. 91-102 Zaključkom da su sustavom obuhvaćene sve jedinice od najmanje do najveće, ipak nije odgovoreno na pitanje što se smatra jedinicom i da li neka ograničenja ipak postoje. Odgovor na to pitanje ustvari je sadržan u dosadašnjim tezama, ali nije do kraja izveden. Naime, ukoliko je sustav odlaganja i sustav arhivskih jedinica, onda to znači da ni najmanja jedinica ne može biti manja od jedinice odlaganja. Prema tome, ako je najmanja jedinica spis, onda to nije list, jer spis se u pravilu sastoji od više listova. Iz toga slijedi i konačni zaključak, da se jedinicom smatra svaka jedinica odlaganja (uža ili šira) i da kriterij ograničenja postoji jedino za najmanju jedinicu. Sve stoje manje od nje, ne može se smatrati tom jedinicom. 1.2. Kriterij formiranja Za razliku od ograničenja, gdje se definira što se može ili ne može smatrati arhivskom jedinicom, kriterij formiranja određuje kako ili po kojem principu se one formiraju. Jasno, različito u različitim poslovima, ali ipak po jednom zajedničkom kriteriju za sve. Kao stoje to navedeno, u uredskom poslovanju, gdje je sustav najviše razrađen, u prvom redu. U obzir dolaze tri mogućnosti: fizička, sadržajna i evidencijska. Fizička bi značila, da je svaka jedinica fizički jasno razgraničena od ostalih, sadržajna da je povezana istim sadržajem, a evidencijska da postoji kao stavka u evidencijama. Jedino stoje važno, to je zahtjev da bez ostatka pokriva sve slučajeve. Fizička mogućnost ne dolazi u obzir, zbog širih jedinica. Radi se o tome da je svaka od njih sastavljena od više nižih, što su također fizički razgraničene (jedna se ne može sastojati od jednakih, jer onda nije jedna). Naprimj er, jedno godište ili dosje (arhivski znak) sastavljeni su u pravilu od više fascikala kao jedinica. S druge strane, svako godište ili dosje u odnosu na ostale čine posebnu i zatvorenu jedinicu, što se najbolje vidi u popisima i inventarima. Osim toga, fizička ne dolazi u obzir niti kao list u spisu. Ukoliko se on sastoji od više listova, onda svaki od njih ne može biti jedinica. Sadržajna također ne dolazi u obzir, jer većina širih jedinica nema zajednički sadržaj. Naprimjer, fascikl s različitim predmetima očito ne može imati isti sadržaj. Jasno je da nakon toga preostaje samo treća mogućnost - evidencijska. Iako izgleda nevjerojatno, ona pokriva sve slučajeve, od najmanjih do najširih. Nevjerojatno zbog toga, jer postoji samo na papiru - u evidencijama. U stvarnosti, na arhivskom materijalu, one nisu jasno razgraničene, ali kao stavke u evidencijama jesu. Naprimjer, jedno godište ili dosje, koji su odloženi u veći broj fascikala, jasno su razgraničeni samo u evidencijama. U stvarnosti, u odnosu na ostale, oni postoje, ali nisu jasno razgraničeni. S druge strane, što i čini problem, postoje i takve jedinice 94
