ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 58

B. Zakošek -Ž. Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64 Program automatski upisuje signaturu fonda, broj arhivske jedinice po logici rastućeg tekućeg niza, te godinu unosa podataka (eventualno i godinu promjene podataka ako se dogodi). Ova polja (osim godine promjene podataka), te polje 'vrsta građe' koju upisuje sam korisnik, moraju biti obvezno popunjena kako bi program mogao nastaviti s radom.

9 Nadalje, raspolažemo s 3 polja za unos početne i završne godine ili stoljeća na koje se odnosi građa, te 7 polja za unos različitih alfanumeričkih oznaka. Rad na popisivanju građe započeli smo s obradom dosjea signature Al. Tako su označeni policijski spisi razvrstani u kategoriju 'informacije'. U toj kategoriji dosje se u pravilu formirao za jednu fizičku osobu, izuzetno za više fizičkih osoba ili za pravnu osobu. Kao i inače pri opisu arhivske građe, i ovdje je bilo moguće na više načina odrediti pojam arhivske jedinice. U našem slučaju jednu arhivsku jedinicu tvori jedan dosje. S motrišta ekonomičnosti memorijskog prostora bilo bi poželjnije da smo kao jedinični obavijesni entitet odabrali, primjerice, jednu arhivsku kutiju. No tako bi se izgubili neki informacijski probici. O spomenutim dvojbama reći ćemo nešto više kasnije. Do danas je oblikovano cea 30 000 arhivskih jedinica naznačene signature Al. One sadrže obavijesti o osobama čija prezimena započinju slovima od A do Z.

10 Osim spomenutih obveznih polja osnovne datoteke, u svakoj arhivskoj jedinici popunjena su još i dva polja za unos alfanumeričkih podataka naslovljena sa 'Šifra Al' i 'Šifra A2'. U prvo polje unosimo podatke o (privremenom) broju arhivske kutije u kojoj se dosje nalazi, a u drugo oznaku kategorije dosjea, tj. signaturu Al. Polja koja bi trebala sadržavati vremensku dataciju građe nismo popunjavali stoga, stoje sav materijal 'Riječke kvesture' nastao u svega dvadesetak godina, pa bi točno određenje vremenskog raspona nastanka spisa za svaku jedinicu odnosilo isuviše vremena. su u poglavlju E.0.

1. naznačene kao ' 1. Osnovne datoteke' (?). Nešto opširnije sam se zadržao na ovom slučaju stoga, jer je on vrlo zoran primjer za veliki broj nepreciznosti u opisu ovoga programskog paketa. 9 Jasno je da se broj jedinice automatski upisuje, jer on uz signaturu fonda kasnije omogućuje povezivanje različitih datoteka u relacijsku bazu podataka. I opet jedna nepreciznost u 'Priručniku'. U poglavlju E. 1.1.0. navedeno je da je u osnovnu datoteku obvezatno upisati vrstu građe, signaturu arhivske jedinice i godinu. Kao prvo, obvezatno se upisuje samo vrsta građe, dok druga obvezatna polja upisuje program automatski. Drugo, obvezatan je automatski unos broja arhivske jedinice (koji može, ali i ne mora biti ujedno i njena nova signatura), dok izvornu ili neku arhivski utvrđenu signaturu- sukladno strukturnim cjelinama fondova, registraturnom planu, klasifikacijskom nacrtu ili sličnome, upisujemo u polja 'Šifra...'. 10 Budući da cilj ovoga rada nije prikaz sadržajnih značajki predmetnog arhivskog fonda, nećemo se opširnije osvrtati na vrstu podataka koje je policija prikupljala pod skupnim nazivom 'informacije'. Općenito govoreći, tu su sakupljeni raznovrsni podaci o osobama koje: nisu označene kao (aktivni) subverzivni elementi unutar ili izvan pokrajine, nisu stranci, nisu dužnosnici i osoblje kvesture. 58