ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 59
B. Zakošek - Ž. Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64 Nakon što smo potvrdili točnost upisa u osnovnu datoteku, program nas postavlja na format za izbor ostalih datoteka popisa. Te datoteke nije obvezno popunjavati. Jednostavnim postupkom možemo prijeći na unos podataka osnovne datoteke za sljedeću arhivsku jedinicu (što naša konkretna zamisao o obradi arhivalija Riječke kvesture ne predviđa). Ponovnim odabirom operacije 'Unos podataka', prije nego što se na maski pojave polja osnovne datoteke, na displeju se pokazuje pitanje "Da li želiš prijenos podataka iz prijašnjeg zapisa?". Potvrdnim odgovorom, zapis podataka iz osnovne datoteke prethodne jedinice u cijelosti se prenosi u sljedeću jedinicu. Opisana mogućnost je znatno ubrzala rad na obradi fonda, budući da i stotinjak arhivskih jedinica u osnovnoj datoteci iskazuje istovjetne podatke. Od mogućih 27 'ostalih datoteka' programskog paketa ARMIDA, za potrebe obrade fonda Riječke kvesture kreirali smo 13 datoteka. U većoj ili manjoj mjeri, tijekom dosadašnjeg rada unosili smo podatke u svega sedam datoteka. U grupi ostalih datoteka koje su, po našem mišljenju, nespretno nazvane 'Osnovne datoteke', u svakoj arhivskoj jedinici neizostavno popunjavamo jedino datoteku 'Naziv, opis arhivske jedinice'. U pravilu, tu upisujemo prezime i ime fizičke osobe na koju se dotični policijski dosje odnosi. Iznimno, upisujemo naziv pravne osobe ili predmetnu odrednicu, ako je dosje izvorno tako obilježen. Kako bismo izbjegli neke implikacije kojih bi nam razrješenje oduzelo suviše vremena, te udovoljili zahtjevu za poštivanjem načela prvobitnog reda, predmetne odrednice nismo prevodili na hrvatski jezik, već smo zadržali talijanski original. Isto smo učinili s talijaniziranim oblicima slavenskih prezimena i imena, osim ako spisi dosjea izričito ne ukazuju na pogrešku pisara. Vrlo rijetko upisujemo podatke u datoteku 'Sadržajni opis arhivske jedinice', i to samo onda ako neke relevantne sadržaje dosjea nije bilo moguće smjestiti u raspoložive opisujuće (deskriptorske) datoteke. U datoteci 'Napomene' pak, kratkom opaskom 'dosje prazan' ukazujemo na činjenicu da pojedini dosjei ne sadrže spise. Kao nepotrebne za rad na popisivanju predmetne građe iz ove grupe, ocijenili smo datoteke: 'Vanjski opis arhivske jedinice', 'Materijalna sigurnost' i 'Prezentacija i objavljivanje'." Drugu grupu datoteka tvore 'Datoteke deskriptora'. Ovisno o procjeni relevantnosti sadržaja ili osobe koja je nositelj ili u vezi s nositeljem pojedinog dosjea, podatke unosimo u opisujuće (deskriptorske) datoteke: 'Mjesto', 'Ime pravne osobe', 'Ime fizičke osobe' i 'Stvarna odrednica'. Datoteke koje nismo kreirali, ili smo ih kreirali, ali ne i popunjavali, nećemo pobliže obrazlagati stoga, što o njima nemamo ništa više reći od onoga što piše u Priručniku za upotrebu programa. Pretpostavljamo da je svim čitateljima ovoga članka, koji su zaposleni u hrvatskim arhivima, dostupan tekst 'Priručnika', dok ga ostali zainteresirani sigurno mogu dobiti na uvid u arhivskim čitaonicama. 59
