ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 57

B. Zakošek - Ž. Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64 Rukovanje programom , komunikacijski format programa Program 'Popisivanje građe' jedan je od četiri programa programskog paketa ARMIDA. Da bismo se mogli njime služiti, bilo je potrebno izvršiti neke predradnje. Popisivanje se nalazi u djelokrugu rada tzv. 'neovlaštene osobe'. To znači, da pojedini arhivist ne može započeti s popisivanjem ako odabrani arhivski fond nije unesen u osnovni registar fondova arhiva na tzv. središnjem arhivskom računalu, te ako ondje u predviđenu rubriku nije upisana oznaka resora, a fond prenesen u resor zaduženog arhivista. Pritom valja naglasiti, da oznaku resora nije nužno odrediti odmah pri upisu novog fonda u registar, već se to može učiniti naknadno, a resor za pojedini fond se može i mijenjati. Program 'Popisivanje građe' teoretski omogućava unos podataka u jednoj osnovnoj i 27 ostalih datoteka. Koje će se datoteke tijekom obrade stvarno popunjavati, ovisi o značajkama arhivskog fonda u obradi i o dokumentacijsko-informacijskim potrebama koje zgotovljeni popis mora zadovoljiti. Odabrane datoteke valja najprije kreirati, a moguće je i naknadno kreiranje ili brisanje datoteka koje su se pokazale suvišnima. Jedino je popunjavanje osnovne datoteke obavezno u svim popisima.

6 Nakon što smo obavili navedene predradnje, zatim ušli u program, odabrali fond čije arhivalije ćemo popisivati te prošli provjeru identifikacije (s pomoću tajnog koda ili bez njega

7

), na maski računala pojavljuje se popis od 6 mogućih programskih operacija odnosno menija. Izborom menija 'Unos podataka' započeli smo sa sređivanjem. Početno se pokazuje obrazac odnosno format osnovne datoteke od 15 polja.

8 4 Budući da je svim državnim arhivima u Hrvatskoj dostavljen hrvatski prijevod Priručnika za upotrebu programa, a zainteresiranima izvan arhiva on može biti dat na uvid, nećemo potanko opisivati sve značajke i mogućnosti koje program pruža, već ćemo se zadržati na izlaganju sadržaja u onoj mjeri, koliko je potrebno da bi se mogao pratiti naš dosadašnji rad na obradi predmetnog fonda. 5 Sintagmu "komunikacijski format" preuzeli smo od dr. Miroslava Tuđmana. U pojmovnom smislu, komunikacijski format, kao opći oblik dokumenta i opis i raspored svih elemenata koji tvore dokument kao materijaliziranu poruku, određenje podacima ili elementima koji tvore ili opisuju jedan dokument te načinom prikaza tih elemenata, načinom njihove organizacije i rasporeda, odnosno pravilima njihova strukturiranja. Vidi: Miroslav Tuđman, Struktura kulturne informacije, Zagreb, Zavod za kulturu Hrvatske, 1983, str. 80. 6 Pobliže o načinu kreiranja datoteka, vidi poglavlje E.0.1.0., E.0.1. i E.0.2. 'Priručnika za upotrebu programa'. 7 Tajni kôd pojedini arhivist upisuje prilikom izrade popisa korisnika programa (poglavlje C. 1.4.0. 'Priručnika'). s Sintagma osnovna/e datoteka/e rabi se u 'Priručniku' i prilikom unosa podataka na samoj maski, po našem mišljenju, pogrešno i nejasno. Funkcijski je osnovna datoteka samo ona koju smo upravo opisali, budući da je jedina obvezna u svim popisima, dok je sve druge potrebno, kao što smo već rekli, posebno kreirati. Nakon stoje u 'Priručniku' objašnjen smisao i rad osnovne datoteke, prelazi se na ulomak naslovljen s 'Unos podataka u ostale datoteke popisa'

. No, nadalje se opisuje smisao i rad datoteka koje 57