ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 43
Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 od spisa (2), a unutar njih dodavanje brojeva prema potrebi odnosno prema cjelini gradiva svakog fonda napose. O tome je opširnije već bilo riječi. Raspon godina arhivskoga gradiva daje obavijest o krajnjim godinama sačuvanosti pojedinih vrsta gradiva unutar svake arhivske jedinice, a posredno također i obavijest o stupnju sačuvanosti arhivskoga gradiva (upisom ravne crte -, za cjelovito, i kose crte /, za fragmentarno sačuvano gradivo). U rubriku "napomena" arhivist će upisati relevantne podatke za svaku vrstu arhivskoga gradiva. Ti podaci predstavljaju proširenu obavijest o sadržaju gradiva i o samom gradivu. Kod toga dolazi do izražaja domišljatost i kreativnost arhivista. Tu će se npr. upisati: po godištima krajnji brojevi svake knjige urudžbenog zapisnika te općih spisa; krajnja slova abecede predmetnih spisa; napomena daje gradivo unutar serije raspoređeno kronološki; obavijest da su jednu knjigu vodila dva stvaratelja, a kako ju nije moguće razgraničiti, ostavit ćemo ju u jednom fondu, uz napomenu da se odnosi i na drugi fond (navesti točno koji), a u drugom fondu također dati uputnu obavijest u kojem se fondu knjiga fizički nalazi. Ovdje arhivist može upisati strani jezik i pismo dokumenata, komplementarne izvore odnosno fondove koji se podacima nadopunjuju, bitan sadržaj dokumenata u obliku kratkih regesta ili posebnosti u svezi s materijalom na kojem je dokument pisan, kao i likovnu opremljenost dokumenta. Može se također dati uputa o objavljenom gradivu. Dakle, opseg sadržaja ove rubrike inventarnog popisa ovisi dobrim dijelom od vlastite procjene arhivista, koja se mora zasnivati na valorizaciji gradiva samog fonda. Jasno je da će on biti opsežniji kod starijih i za nacionalnu povijest značajnijih fondova ili zbirki. Možda nije na odmet podsjetiti da se sumarni inventari izrađuju najmanje u pet primjeraka. Jedan primjerak odlaže se u dosje fonda, jedan u čitaonicu arhiva, gdje mora biti pristupačan korisnicima, jedan u pismohranu arhiva, jadan uz fond u spremištu, a jedan primjerak obvezno se šalje Hrvatskom državnom arhivu. Za svaki fond ili zbirku u novije se vrijeme vodi matični list, iako to nije zakonska obveza. Nećemo ulaziti u pojam i svrhu, opseg i sadržaj te način vođenja matičnih listova." Željeli bismo istaknuti njihovu važnost za računalsku obradu arhivskoga gradiva, kao i za brže i potpunije pružanje obavijesti o arhivskom gradivu, samom fondu i stvaratelju fonda. Matičnim listom omogućava se intelektualna objedinjenost svih podataka relevantnih za fond. Svakako je praktično za svaki fond ili zbirku voditi i dosje, za što također ne postoji zakonska obveza. On omogućava da se najednom mjestu fizički objedine svi podaci o fondu ili zbirci. Sastavni dijelovi dosjea trebali bi biti: matični list fonda ili " Vidi bilješku br. 11. 43
