ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 44
Z, Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh, vjesn., god. 39 (1996) str, 29-53 zbirke; sumarni inventar; preslik primopredajnog zapisnika s popisom preuzetog gradiva ili ugovora o otkupu ili bilješke o darovanju gradiva; dokumentacija o izlučivanju bezvrijednog gradiva u arhivu (dokumentacija o izlučivanju registraturnog gradiva van arhiva dio je dosjea stvaratelja ili imatelja arhivskog gradiva, koji vodi vanjska služba arhiva) te dokumentacija o tome što se do sada radilo na fondu (npr. privremeni popis gradiva). Stavimo li arhivističko opisivanje i izradu sumarnih inventara fondova društava, udruženja i zaklada u kontekst problematike višestupanjskog arhivističkog opisivanja, otvaraju nam se neka pitanja na koja ćemo pokušati dati odgovore. U smislu "Općih međunarodnih standarda za opisivanje arhivskoga gradiva", čiji je usmeni prikaz iznio dr, Josip Kolanović na Savjetovanju hrvatskih arhivskih djelatnika u Bolu na Braču 13 , višestupanjsko opisivanje je definirano kao skup hijerarhijski povezanih arhivističkih opisa odnosno arhivističkih opisa na više razina, Pod arhivističkim opisivanjem, kao sadržajno širim pojmom od popisivanja, podrazumijeva se izrada točnog prikaza neke opisne jedinice i njezinih sastavnih dijelova. Obavijesna pomagala shvaćena su kao opći naziv za sve vrste opisa. Kod toga se postavlja temeljno pitanje, što je opisna jedinica na pojedinoj razini opisa i koji je opseg odnosno koji su elementi njezinog opisivanja. S time je usko povezano i pitanje vrsta obavijesnih pomagala, kao izraza pojedinih razina opisa. Treba naglasiti da određenim razinama arhivističkog opisivanja odgovaraju određeni opsezi - elementi opisivanja, a njima pak odgovaraju određene vrste obavijesnih pomagala. Pri tome je važno naglasiti, da višestupanjsko opisivanje stoji u određenoj relaciji prema različitim vrstama obavijesnih pomagala, ali i u međusobnoj korelaciji s obzirom na svoj hijerarhijski značaj. Drugim riječima, možemo zaključiti kako je razina opisivanja proporcionalna sadržaju i opsegu neke opisne jedinice, a oni su upravno proporcionalni odgovarajućim vrstama obavijesnih pomagala. Sukladno iznesenom, kod sumarnih inventara dolazi do izražaja višestupanjsko opisivanje arhivskoga gradiva na više razina. Gradivo se opisuje na razinama fonda, serije, podserije, dosjea i pojedinačnih spisa, a sve te razine su međusobno hijerarhijski povezane. Dakle, u sumarnim inventarima, kao vrstama arhivističkog opisa, opisna jedinica je i fond kao cjelina, ali i njegovi dijelovi, kao što su serije, podserije, dosjei i pojedinačni spisi. 11 Do predaje teksta uredništvu još nisu bili objavljeni "Opći međunarodni standardi za opisivanje arhivskog gradiva", Izradilo ih je Povjerenstvo za standarde opisivanja arhivskog gradiva, s preporukom da se tekst dostavi na petogodišnju provjeru međunarodnoj arhivskoj javnosti, a čiju konačnu redakciju je 1994. prihvatilo Međunarodno arhivsko vijeće. 44
