ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 42

Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 nim sadržajem fonda, njegovim tematskim cjelinama u obavijesnom smislu. Ali on u isto vrijeme služi arhivskim djelatnicima za snalaženje u raznorodnom gradivu, za brzo pronalaženje traženog podatka. Poznato je da nas on vodi do arhivske jedinice odnosno da pruža obavijest do razine arhivske jedinice. Zbog toga njegovoj izradi treba pristupiti osobito studiozno. Treba pažljivo domisliti ključne riječi za nazive pojedinih cjelina (serija) fonda da bi obavijest bila pregledna, potpuna i točna u sadržajnom smislu. (O tome vidjeti naprijed u tekstu klasifikacijsku shemu sređivanja i obrade fondova društava, udruženja i zaklada.) Popis ne treba opterećivati nepotrebnim podacima, osobito ne onima koji se sami po sebi podrazumijevaju. Naime, svim arhivskim djelatnicima je poznato da se sumarni inventarni popis arhivskoga gradiva radi po arhivskim jedinicama, pa je u samom popisu nepotrebno to isticati odnosno opterećivati ga iskazom količine gradiva. Rubrike sumarnog inventarnog popisa u hrvatskoj arhivistici, doduše, nisu strogo normirane, unaprijed dogovorene, ali su u teoriji i praksi ipak standardizirane tako, da se zna koji minimum moraju zadovoljiti. Ispod njega arhivist ne bi smio ići, a može ga prema potrebi dopuniti. Naš prijedlog minimuma rubrika sumarnog inventarnog popisa arhivskog gradiva bio bi sljedeći: Redni Naziv-vrsta arhivskoga Raspon godina Napomena broj gradiva gradiva Redni brojevi arhivskih jedinica u svakom fondu teku kontinuirano u slijedu, bez obzira na njihov fizički oblik (knjige i kutije), jer one tek zajedno čine cjelinu fonda. Redni broj arhivske jedinice unutar sumarnog inventarnog popisa sastavni je dio arhivske signature, koju čini nekoliko elemenata. To su međunarodna oznaka Republike Hrvatske, nacionalna šifra arhivske ustanove, broj fonda unutar pojedinog arhiva te redni broj arhivske jedinice unutar fonda odnosno oznaka što se koristi u arhivu, a kojom se identificira arhivsko gradivo. Dakako, tu se kod nižih razina opisa (npr. analitičkih inventara) može dodati i broj komada. Način signiranja fondova i zbirki, kao i arhivskog gradiva, nije kod nas normiran, a niti u svim svojim dijelovima standardiziran. Naime, trebalo bi dogovoriti način ispisivanja nacionalnih oznaka arhiva (broj i skraćenica ili samo broj ili samo skraćenica), kao i grafički način prikazivanja cjeline signature (standardizirati razmake, točke, kose ili ravne crte između pojedinih elemenata signature), kako bi signiranje bilo jednoobrazno na razini države. U rubriku "naziv-vrsta arhivskoga gradiva" upisuje se decimalnim sustavom naziv-naslov cjeline (serije) unutar fonda i vrsta arhivskoga gradiva koju sadrži arhivska jedinica. Decimalni brojčani sustav omogućava nam razlučivanje knjiga (1) 42