ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 41

Z, Hcndiju, Arhlvlatlôko opisivale arhiv*kega gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, i nagi Bikom na Izradi numarnih Inventara, Arh, vjein., god, 39 (1996) atr, 29-53 Saeuvanost arhivskog gradiva fonda, i s obzirom na vremenski raspon i na vrste gradiva, jedna je od važnih obavijesti za istraživača. Ako je gradivo sačuvano krajnje fragmentarno, tako da tek svjedoči o postojanju svoga stvaratelja, tada to treba napomenuti. U tom slučaju obratit ćemo veću pozornost istraživanju bibliografije o stvaratelju i o fondu. Ponekad je važno navesti i druge fondove, čije gradivo sadržajno nadopunjuje odnosni fond. Kada arhivsko gradivo nije preuzeto u cjelini, tada treba navesti ustanovu u kojoj se čuva ostatak gradiva, kao i podatak o tome, da lije ta ustanova imatelj ili stvaratelj gradiva. Ukoliko se dijelovi istog fonda Čuvaju na više mjesta, u vise arhiva, muzeja, knjižnicu i sličnih ustanova, tada treba točno utvrditi i navesti sva ta mjesta to naznačiti raspon godina i količinu gradiva, kao i izrađena obavijesna pomagala, Ako za neki fond ili njegove dijelove postoje posebni uvjeti dostupnosti tada to treba jasno navesti. Kod utvrđivanja vrijednosti arhivskoga gradiva pojedinih fondova uvažit ćemo različite kriterije, od njegove važnosti za nacionalnu ili lokalnu povijest, do jedinstvenosti i neponovljivosti podataka u sadržajnom smislu, reprezentativnosti te stupnja sačuvanosti istorodnog gradiva."

1 Poznavanje povijesti pisarnice i pismohrane jedan je od bitnih preduvjeta za stručnu obradu gradiva fonda. To se prije svega odnosi na istraživanje registraturnog sustava, načina nastanka i odlaganja spisa, postojanja izvornih evidencija o gradivu te kako je na temelju registraturnih pomagala i u kojoj mjeri gradivo pristupačno odnosno kako se može koristiti, Na sva ova pitanja arhivist treba dati odgovore prije negoli pristupi detaljnom sređivanju arhivskoga gradiva, jer o tome ovisi dobro izrađen plan sređivanja. Na temelju njih, a uvidom u arhivsko gradivo, arhivist će se moći načelno odlučiti o sustavu sređivanja gradiva: hoće li ići na rekonstrukciju prvobitnog poretka, hoće li unositi vlastiti poredak, rasporedivši gradivo u logične i funkcionalne cjeline, a unutar njih uspostaviti odgovarajući poredak spisa (kronološki, abecedni, predmetni) ili će kombinirati oba načina. U sumarnim inventarima korisno je izraditi osnovnu bibliografiju o fondu i stvaratelju fonda, ali to nije neophodno, Arhivist će dopuniti tekst sumarnog inventara svim podacima koje drži relevantnima za bolje i cjelovitije prikazivanje fonda i arhivskoga gradiva, kao i za razumijevanje ustroja i rada stvaratelja fonda. Ako je to važno, navest će npr. jezik i pismo ili materijal na kojem je gradivo pisano. Sumarni inventar sadrži dakako i sumarni inventarni popis arhivskoga gradiva fonda, kojem smo posvetili veći dio ovog teksta. Ovdje ćemo samo sažeti načelne standarde hrvatske arhivističke teorije i prakse u izradi ove vrste obavijesnih pomagala, Sumarni inventarni popis gradiva služi prvenstveno istraživačima za upoznavanje s temeljJoulp Kolanović, Teku u/, formulai' matičnog Hita fonda/zbirke, 41