ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 40
Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 znači da ćemo ih signirati po sustavu tekućeg broja, bez obzira na njihovu formu. Na njih se ispisuje broj i naziv fonda, u zagradi godine postojanja stvaratelja fonda te redni broj arhivske jedinice u fondu. Za knjige je, pored toga, dobro još ispisati i identifikacijsku karticu, tj . njezin temeljni opis (npr. Urudžbeni zapisnik; 1927-1936. ili Glavna knjiga; 1912-1924), da se jednom već identificirane, klasificirane i obrađene knjige ne bi zametnule. Svaki fond društava i udruženja mora imati izrađen sumarni inventar i matični list te ustanovljen dosje, kao uostalom i svi fondovi ili zbirke u jednom arhivu. Kod sumarnog inventara moraju biti zastupljeni svi njegovi elementi (sastojnice). Arhivist će izraditi povijesnu bilješku o stvaratelju fonda. Njezin opseg i veličina zavisit će od značenja stvaratelja fonda u općem kontekstu i okruženju u kojem je nastao i djelovao, a također i od značenja samog gradiva te količine sačuvanog gradiva i dostupnosti podataka u literaturi. Na arhivistu je da to sam procijeni, ali je sigurno da to ne treba biti "znanstveni rad", "elaborat" ili "studija", nego temeljna obavijest istraživaču. Kod izrade povijesne bilješke arhivist će se poslužiti podacima dobivenima uvidom u arhivsko gradivo fonda, ali i dostupnom periodikom i literaturom. Naravno, bilješka mora biti opremljena znanstvenim aparatom. Podaci u povijesnoj bilješci o stvaratelju fonda, kao što su godina utemeljenja i ukidanja, raspuštanja ili prestanka rada stvaratelja, nominalne promjene, svrha djelovanja društva te razne društvene aktivnosti, moraju biti točni. Bolje je navesti da neku godinu nije moguće točno utvrditi ili argumentirano istaknuti daje godina približno određena, negoli ju navesti kao sigurnu i kada za to nemamo pravih dokaza. Sumarni inventar mora imati dobro izrađenu povijest fonda radi potpunije obavijesti o arhivskom gradivu i o fondu. Tu ćemo ukratko opisati kada je i od koga gradivo preuzeto, kao i uvjete za njegovo korištenje odnosno dostupnost, ako su određeni. Navest ćemo nadnevak i broj primopredajnog zapisnika te postoji li popis preuzetoga gradiva, zatim broj Knjige ulaza arhivskoga gradiva u arhiv (tzv. Knjiga akvizicija ili prinova) i Općeg inventara odnosno pregleda/registra fondova i zbirki. Također ćemo opisati što je do sada učinjeno na fondu odnosno do koje faze je arhivsko gradivo sređeno i obrađeno, da li je provedeno izlučivanje bezvrijednog gradiva u pismohrani ili u arhivskoj ustanovi te navesti dokumentaciju o izlučivanju. Zatim ćemo navesti da lije dio gradiva fonda sigurnosno mikro furniran, konzerviran ili restauriran ili ako je na listi prioriteta za to. U sumarnom inventaru sadržajno ćemo opisati fond i istaknuti sačuvana registratuma pomagala, opisujući ih sumarno s naznakom vremenskih praznina. I sve ostale vrste odnosno sadržajne cjeline (serije) gradiva iskazat ćemo sumarno u vremenskom rasponu i s količinskim pokazateljima u arhivskim jedinicama. Ukoliko postoje vremenske praznine, svakako ćemo ih naznačiti. 40
