ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 39
Z. Hendïja, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 redoslijedu inventarnog popisa dat ćemo prednost spisima s oznakama, a spise bez oznaka rasporedit ćemo ili na kraju svake godine ili na kraju cijele podserije općih spisa s oznakama. To ovisi, među ostalim, i o količini sačuvanih jednih i drugih općih spisa. Statistička dokumentacija vrlo se rijetko susreće u fondovima društava, zato što društva kao pravni subjekti nisu bila predmet interesa službene statistike. Ako je društvo vodilo svoju internu, neslužbenu statistiku, tada ćemo tu dokumentaciju sakupiti u jednu cjelinu (seriju). Gradivo ćemo rasporediti na logične podcjeline (podserije), npr. godišnji, polugodišnji, tromjesečni, mjesečni statistički izvještaji, statistički podaci o broju nazočnih članova na probama, a unutar tih podcjelina uspostavit ćemo kronološki red. Za sređivanje tiskanog gradiva i fotografija vrijede opća arhivistička pravila, pa ih ovdje nećemo podrobnije razrađivati 8 . Najčešće vrste tiskovina u fondovima društava su novinski izresci ili pojedini brojevi novina te pozivnice za razne priredbe. Tiskovine, kao i fotografije, predstavljaju količinski mali dio gradiva u većini fondova društava. Fotografije se u pravilu pojavljuju u obliku pozitiva na papiru. Najveći je problem kod obrade fotografija u tome, što je vrlo teško, a često i nemoguće, odrediti njihov sadržaj odnosno što i koga one prikazuju, vrijeme njihovog nastanka, mjesto događaja te autore fotografija. Osim toga, u fondovima pjevačkih društava nalazimo u većini slučajeva količinski malo tiskanog notnog materijala. Kod njegove obrade nailazimo na slične probleme kao i kod fotografija. Naime, gotovo je nemoguće odrediti autora, naziv djela i vrijeme nastanka. U fondovima društava, udruženja i zaklada rijetka je dokumentacija koja prethodi godini utemeljenja ili prelazi godinu ukinuća stvaratelja arhivskoga gradiva. U slučaju da se takvo gradivo ipak nalazi u fondu, svrstat ćemo ga u serije "predspisi" ili "postspisi", ako je to moguće, i također detaljno opisati. U slučaju kad nije moguće oblikovati posebne cjeline tih spisa, jer to npr. ne dozvoljava oblik gradiva (kada jednu knjigu nastavlja voditi drugi pravni subjekt, tj. stvaratelj gradiva), tada ćemo to napomenuti i u inventarnom popisu i u sadržajnoj fizionomiji fonda. Dakle, kod sređivanja arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada bit će potrebno kombinirati načelo rekonstrukcije prvobitnog poretka i unošenja vlastitog poretka prema unaprijed utvrđenom nacrtu 9 , a stoje uvjetovano registraturnim sustavom stvaratelja fonda. Arhivske jedinice treba stručno-tehnički urediti, što 8 Krešimir Németh, Sređivanje i popisivanje tiskane građe, Priručnik iz arhivistike, Zagreb 1977, str. 150-155; LjubomirGerasimov, Sređivanje i popisivanje zbirki fotografija, mikrofilmova i fotografskog materijala, Priručnik iz arhivistike, Zagreb 1977, str. 156-161. 9 Vidi u tekstu Klasifikacijsku shemu. 39
