ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)
Strana - 38
Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 ćemo upisati sve relevantne podatke (jesu li tiskana ili rukopisna, jesu li odobrena i od kojeg organa uprave te pod kojim brojem, zatim jezik i pismo). U fondovima društava koja su imala nekretnine (zemljišta ili zgrade), susrećemo dokumentaciju koja se odnosi na kupnju nekretnina, gradnju, popravak i uzdržavanje zgrada, iznajmljivanje stanova, otplatu dugova, plaćanje režija i osiguranja. Svo to gradivo svrstat ćemo u zasebnu cjelinu iako se radi o raznorodnoj dokumentaciji: nacrtima, građevnim i uporabnim dozvolama, gruntovnim ulošcima, računima, policama osiguranja. Nju veže zajednički nazivnik, zajednički predmet, pa ćemo ju kod sređivanja staviti u seriju "dokumentacija o nekretninama", a unutar nje gradivo ćemo razvrstati u podserije, unutar kojih ćemo uspostaviti kronološki poredak. Kod nekih društava posebnu cjelinu čini korespondencija. Ako dopisi imaju registraturne oznake, što znači da su se upisivali u knjige evidencija dopisa (dakle ne u urudžbene zapisnike), tada ćemo ih srediti po sustavu rekonstrukcije prvobitnog poretka, uvažavajući registraturne oznake koje dopisi nose. Ako dopisi nemaju registraturnih oznaka i ako nije moguće ustanoviti prvobitni sustav njihovog odlaganja (tematski, kronološki, abecedni ili kombinirani), tada ćemo ih srediti po općim pravilima za sređivanje korespondencije 7 . Za koji sustav sređivanja korespondencije ćemo se odlučiti, ovisi o sačuvanom gradivu. U fondovima društava u pravilu susrećemo malo predmetnih spisa. Ipak, ako ih ima, tada ćemo ih nastojati vratiti u prvobitni poredak, a ako to nije moguće, unijet ćemo vlastiti poredak. U ovom drugom slučaju treba voditi računa o prirodi samoga gradiva i odlučiti se za sustav koji će biti najracionalniji i najlogičniji te koji će na najbolji način pružiti obavijest o sadržaju spisa. Na primjer, ako su u nekom pripomoćnom društvu sačuvani dosjei članova liječenih kod društvenog liječnika i dosjei o pmžanju posmrtne pripomoći po obiteljima, tada ćemo ih odvojiti u dvije zasebne podserije. Unutar njih uspostavit ćemo abecedni poredak, a unutar dosjea kronološki red. Opći spisi kod većine fondova društava predstavljaju količinski najveći dio gradiva. I tu vrijede opća arhivistička pravila za njihovo sređivanje. Treba naglasiti da u ovim fondovima vrlo često opći spisi nemaju registraturnih oznaka, što znači da se u pisarnicama nisu vodila registraturna pomagala. Tada ćemo ih srediti kronološki i to istaknuti u napomeni. Česti su slučajevi da u jednom fondu društva susrećemo opće spise i s registraturnim oznakama i bez njih. U tom slučaju ćemo spise s registraturnim oznakama složiti po njihovim brojevima i u napomenu upisati početni i završni broj za svaku godinu, a spise bez oznaka sredit ćemo kronološki. U 7 Danica Božić-Bužančić, Osobni i obiteljski arhivi, Priručnik iz arhivistike, Zagreb 1977, str. 136-137. 38
