ARHIVSKI VJESNIK 38. (ZAGREB, 1995.)
Strana - 17
J. Kolanović, Vrednovanje arhivskoga gradiva u teoriji i praksi, Arh. vjesn., god. 38 (1995) str. 7-22 Ovdje ćemo kratko upozoriti na tendencije i praksu samo nekih zemalja u kojima arhivska teorija i praksa posebnu pozornost pridaje odabiranju odnosno vrednovanju gradiva. To su Sjedinjene Američke Države i Kanada. Osvrnut ćemo se i na tendencije o vrednovanju prisutne u Europskoj uniji. l.SAD F. Gerald Ham u posebnom poglavlju svoje knjige razrađuje praksu vrednovanja i daje podrobne upute za primjenu metode uzoraka u odabiru i vrednovanju. 18 Američka praksa vrednovanja povezuje politiku preuzimanja arhivskoga gradiva u arhive s vrednovanjem i odabirom. Tendencija je da se vrednovanje promatra u okviru sveukupnog informacijskog sustava. Američka arhivistička praksa svaki odabir smatra jedinstvenom odlukom, pa se zato posao odabiranja smatra svojevrsnim umijećem. Izričito se navodi da je za odabiranje nemoguće dati neko opće pravilo, svojevrsni recept, kao neku kuharicu s popisima koji su dokumenti uvijek važni, "jer su institucionalni ciljevi i zapisi koji tome služe različiti". Stoga se američka praksa oslanja na teoriju, izrađuju se posebni udžbenici za vrednovanje te se veliko značenje pridaje izradi Popisa s rokovima čuvanja pisanih zapisa. 19 Polazeći od takvoga pristupa, posao odabiranja obavlja se od slučaja do slučaja i redovito u ekipi stručnjaka. U tom pogledu traže se od arhivista koji radi na odabiranju opće i posebne kvalitete i znanja. 20 Budući daje vrednovanje povezano s politikom preuzimanja gradiva i stvaranja arhivskih cjelina u nekome arhivu, arhivist mora poznavati karakteristike ustanove i strukture njezinih fondova, zatim značajke i funkcije samoga stvaratelja gradiva te poznavanje toga gradiva u odnosu prema drugim dokumentarnim izvorima. Kod samoga postupka vrednovanja traži se ekspertiza gradiva koju provodi skupina stručnjaka. Vrednovanje se zasniva na osnovnoj jedinici (to je serija), a u 18 F. G. Ham, nav. dj., 67-79: Conducting the Appraisal, The Use of Sampling in Sélection and Appraisal. 19 Poseban priručnik izrađen je za Arhiv u New Yorku: Draft of the New York State Archives Appraisal Manual. Taj je Arhiv u suradnji sa Sveučilištem Države New York, Odjelom za odgoj i Službom za pismohrane mjesne vlade, izradio i veoma vrijedne popise s rokovima čuvanja dokumentarnoga gradiva: Records Retention and Disposition Schedule Mu-1 : For Use by Municipalities (Cities, Towns, Villages and Fire Districts); For Use by Miscellaneous Local Governments; Schedule ED-1 : For Use by School Districts, Boces, County Vocational Education and Extension Boards, Teacher Resource and Computer Training Centers; Schedule CO-2: For Use by Counties. 20 Među općim karakteristikama navode se: 1. poznavanje povijesnih metoda rada, 2. dobro znanje povijesti, posebno novoga doba, kao i poznavanje gospodarskoga, društvenog i kulturnog života naroda, 3. poznavanje povijesti i organizacije institucija te 4. poznavanje razvoja čuvanja zapisa i informacijske tehnologije. 17
