ARHIVSKI VJESNIK 38. (ZAGREB, 1995.)

Strana - 18

J. Kolanović, Vrednovanje arhivskoga gradiva u teoriji i praksi, Arh. vjesn., god. 38 (1995) str. 7-22 nekim slučajevima skupina serija koje čine zatvoreni informacijski sustav. U postupku vrednovanja naglašavaju se sljedeći stupnjevi: 1. vrednovanje pisane dokumentacije o zapisima (popisi, analize) što se rade u pismohranama, 2. konzultacije sa stvarateljima ili imateljima gradiva (upravno, zakonsko i financijsko značenje zapisa, mogućnosti sekundarne vrijednosti dokumenata), 3. zasebno proučavanje zapisa glede sadržaja, sređenosti, opsega i uvjeta u kojima se nalaze te 4. konzultacija s ekspertima drugih područja (znanosti, tehnologije, zdravstva, glazbe i si.). Konačnu odluku donosi isključivo arhivist. Na temelju takvog postupka arhivist izrađuje pismeno izvješće o vrednovanju, koje sadrži: 1. naziv ustanove, njezine glavne funkcije i djelatnosti, položaj u hijerarhijskoj strukturi; 2. opis dokumenata (granične godine, opseg, godišnji prirast, vrste zapisa, sadržaj, praznine); 3. vrednovanje zapisa: analiza značenja toga gradiva kao informacijskog izvora, odnos prema drugoj građi, mogućnost korištenja, troškovi čuvanja; 4. preporuka što učiniti (koje cjeline čuvati, eventualni odabir na principu uzorka, mikrofilmiranje, sređivanje), mišljenje drugih stručnjaka; opravdanost preuzimanja u arhiv. Posebno se razrađuje metodologija odabira na principu uzorka prema kriterijima vjerojatnosti i statistike (a. načelo vjerojatnosti ili statističke metode: slučajan uzorak, sistematski uzorak svakih nekoliko godina, stratifikacija prema društvenim slojevima, b. ciljano izabrani uzorak posebno značajno ili atipično gradivo, po "debljini spisa" npr. za dosje, jer u nekom smislu opseg sam po sebi pokazuje značenje dosjea). U svim slučajevima vrednovanje i odabir treba precizno dokumentirati. 2. KANADA U Kanadi se vrednovanju i s teorijskog i s praktičkog, kao i zakonodavnog gledišta pridaje osobito značenje.

21 Kanadski Arhivski zakon u čl. 7, 8 i 50 predviđa izradu Popisa koji odobrava ministar. Ministarstvo pak kulture je donijelo osobit Pravilnik o rokovima čuvanja, predaje, smještaja i izlučivanja arhivskoga gradiva.

22 U čl. 2 određuje se da svaka 21 Arhivistički standardi i postupci Državnoga arhiva u Québecu, Zagreb 1994. donose opća načela vrednovanja i odabira za različite vrste gradiva, kao putokaz za sustavni pristup izradi zasebnih popisa. 22 Le règlement sur le Calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives 18