ARHIVSKI VJESNIK 37. (ZAGREB, 1994.)
Strana - 133
S. Ćosić, Prinos poznavanju tajništva i arhiva Dubrovačke Republike, Arh. vjesn., god. 37 (1994) str. 123-145 odlukom da se čitav arhiv iz riznice premjesti u tajništvo, a da se ključ povjeri samo tajniku i podtajnicima. To je izazvalo spor u Senatu pa su čuvari pravde intervenirali da se glasuje i za dmgi prijedlog (secunda pars), kako bi se radilo bez napetosti, te da se odloži rasprava o tome kome treba povjeriti ključ arhiva. Naposljetku je ipak odlučeno da do daljnjega ni sam knez pa ni senatori nemaju pravo prebirati (vidjeti) arhivske isprave, a da se ključ povjeri samo tajnicima. 37 Nema sumnje da je ova odluka prouzročena i sukobom stranaka koji se baš tada rasplamsao u Senatu. Da se ozbiljno radilo na uređenju arhiva vidi se i po tome što su u tajništvu 1761. izvršene pregradnje. Na ulazu su postavljena dva stolića a prostorija je pregrađena policama. 38 Važna godina za Dubrovački arhiv je 1783. Tada je Senat, potaknut diplomatskim nastojanjima u Napulju, Beču i Parizu, dao da se načine prijepisi nekih važnih isprava, ugovora i povelja izdatih Republici kako bi njeni predstavnici mogli dokumentirati svoje stavove. Da bi se to primjereno napravilo Senat je tom prigodom odredio Serafina Zamagnu da kao državni arhivist (Publico Archivista) ovjerovi načinjene prijepise. 39 To je ujedno i prvi put da se spominje dužnost arhivista i to kao magistratura. U službenom popisu magistrata, Libro Offiziali o Specchio del Maggior Consiglio za 18. st. predviđena su po prvi put i tri magistrata za Arhiv ali njihova imena se ne navode, pa znači da nisu ni izabrani. Vjerojatno je Senat u određenom trenutku smatrao da taj magistrat treba osnovati, no zbog nesloge oficijali nisu izabrani ili su se tajnici pokazali dovoljno pouzdani u toj djelatnosti. U prilog tome govori i izvješće francuskog konzula Le Mairea iz 1766. On inače nije imao lijepih riječi o Dubrovniku, ali napominje daje arhiv jedan od najuređenijih i najstarijih u Europi. Da su tajnici dobro obavljali i arhivski posao, vidi se po općem inventaru koji je izrađen u tajništvu 1783. Taj inventar nosi naslov "Indice Generale De' Libri e delle carte Che si contengono Negli Armadii, Banchi, e Caselle Della Secretaria di Ragusa Secondo l'Indicazione de Numeri, e delle Lettere dell'Anno MDCCLXXXIII", i predstavlja zapravo kombinaciju općeg i topografskog inventara svih dokumenata koji su se čuvali u tajništvu. Inventar ima 192 paginirane stranice i pisan je na talijanskom jeziku. Za svaku seriju je ostavljeno po nekoliko praznih stranica za upisivanje budućih dokumenata a na kraju je izrađen i sadržaj. Ukupna građa je podijeljena na 14 serija raspoređenih u 18 ormara označenih rimskim brojevima, u svemu 861 svezak. Ostali volantni dokumenti raspoređeni su u 10 banaka (stolaca), označenih slovima od A do K, te u 18 pretinaca označenih rednim brojevima. Prema ovom inventaru očito je da je arhiv tajništva bio Isto, 173, 1.6. 1761, f. 108, 108'. Isto, 20. 12., f. 162. Istom odlukom razlučuje se pošta pristigla u tajništvo iz Turske i ona od konzula s Levanta. Također se zabranjuje bilo kakvo čitanje te pošte. Isto, 191,22.9. 1783, f. 156'-158. 133
