ARHIVSKI VJESNIK 37. (ZAGREB, 1994.)
Strana - 134
S. Ćosić, Prinos poznavanju tajništva i arhiva Dubrovačke Republike, Arh. vjesn., god. 37 (1994) str. 123-145 dobro uređen i da ta briga nije bila trenutačna, već da se arhiviranju i čuvanju građe posvećivala trajna pozornost. Ovim inventarom obuhvaćeni su prije svega dokumenti koji su se vodili u tajništvu, ali po velikom broju i različitoj provenijenciji građe možemo uočiti tendenciju da se u ovom arhivu prikupe dokumenti svih središnjih ureda. Građa notarijata i kancelarije nije se čuvala u arhivu tajništva, vjerojatno zbog nedostatka prostora i radi bolje operativnosti notara i kancelara kojima je ta građa često trebala. S obzirom da su oba arhiva bila smještena u istoj zgradi (Kneževu dvom), sve arhivalije su ipak bile na jednom mjestu. Prema inventaru tajništva također možemo točno utvrditi koje su se serije dokumenata čuvale u arhivu notarijata i kancelarije. Vidi se, naime, da se osnovna preraspodjela administrativnih dužnosti odvijala prema odlukama Senata o obvezama tajnika iz 1493. i o diobi poslova notarijata i kancelarije iz 1557. Uz ovaj inventar u tajništvu je sastavljeno i nekoliko pomoćnih knjiga (indeksa) zapisnika vijeća. Za taj su posao po odluci Maloga vijeća 1783. bili odgovorni tajnici, iako su ga obavljali koadjutori u notarijatu. 40 Prema inventaru iz 1783. arhiv tajništva bio je podijeljen na sljedeće serije koje čine okosnicu i današnje podjele arhivske građe Dubrovačke Republike: 1. Lettere e Commissioni di Levante, 1361-1783., 97 svezaka, ormari I i II. 2. Lettere e Commissioni di Ponente, 1566-1783., 116 svezaka, ormari III i IV. 3. Lettere e Relazioni delle Commissioni, 1570-1783., 131 svezak, ormar V. 4. Lettere di mori scrite alla Republica, 1600-1783., 3 sveska, ormari VI i VII. 5. Libri Miscellanei, 1430-1782., 32 sveska, ormar VIII. Tu su uvršteni registri koji danas tvore posebne serije poput polica, depozita, troškova dvora, globa vlastele, žalbi Senatu, popisa dubrovačkih i stranih konzula, te zabilježbi o dolasku i odlasku stranaca i raznih crkvenih knjiga. Svezak 32 nosi naslov "Commissioni dell Eccelso Consiglio di Pregati al Segretario ex Officio", uz koji je dopisano da stoji u pretincu kojeg tajnici nose na sjednice. Ta knjiga uputa tajnicima nažalost nije sačuvana. 6. Libri delle Parti di Pregati, prije 1306-1782., 224 sveska, ormari IX, X i XI. U ovu seriju zapisnika Senata priključeni su i najstariji zapisnici svih triju vijeća - Reformationes 1301-1415., ali to nije posebno naglašeno. 7. Libri di Navigazione, 1745-1783, 14+10 svezaka, ormar XII. Serija pomorskih spisa podijeljena je na dvije cjeline. Na prvoj polici nazvanoj "Diversi Libri di Navigazione", smještene su knjige odredaba o plovidbi, razne odluke i zabilježbe Pomorskog ureda, patenti i odgode povratka brodova, razne zabrane i zapljene, tužbe u pomorskim sporovima i presude Pomorskog ureda, te fermani za plovidbu izdani od mrskih vlasti. To su uglavnom dokumenti pomorsko-pravne naravi koje je od 1745. izdavao Pomorski Consilium Minus, 106,2. 6. 1783, f. 217', 218. 134
