ARHIVSKI VJESNIK 37. (ZAGREB, 1994.)

Strana - 132

S. Ćosić, Prinos poznavanju tajništva i arhiva Dubrovačke Republike, Arh. vjesn., god. 37 (1994) str. 123-145 predvodio nadbiskup uz nazočnost kneza, senatora i svih službenika. "Ceremóniáié" svjedoči o strogom formalizmu kojega su se trebali držati tajnici u službi pa čak i u odijevanju.

31 Ukoliko bi se u Senatu raspravljalo o tajničkoj službi, o tajniku osobno ili o njegovoj obitelji, on bi napuštao sjednicu, a zamjenjivao bi ga najmlađi član Senata. Pošto su, pod nadzorom proveditora, sastavljali i sva pisma koja je Republika upućivala u inozemstvo, tajnici su i za m priliku izradili priručnik "Titulario" u kojem su upisivali vrste preambula i tipove oslovljavanja pojedinih stranih vladara i dužnosnika. Opisujući tajničku službu pred kraj Republike Bettera ističe da su tajnici mogli zamjenjivati bilo kojeg administrativnog službenika, posjedujući ključeve svih ureda i brinući se za arhiv i spremište testamenata.

32 Naznaku još jačeg instinacionaliziranja te službe nalazimo i u odluci Malog vijeća od 1784. da se tajniku Ivanu Facendi dopusti kupovina zemljišta na Pilama za potrebe i u nasljeđe tajnika Republike (pro domo Secretarii, qui erit pro tempore), što je on i učinio iste godine.

33 Uloga tajnika u uređenju arhiva je od velike važnosti. Od sredine 18. st. dubrovačka je Vlada počela obraćati veću pozornost uređenju arhiva središnjih ureda. To je uvjetovano potrebom za povijesnom argumentacijom u prijeporima s drugim zemljama, a u skladu s općim razvojem međunarodnog prava, ali i s razvojem same arhivistike. Da su tajnici i prije toga radili na sređivanju arhivske građe govori nam i velik broj indeksa i drugih pomoćnih knjiga za najvažnije serije. Odlukom Senata iz 1748. tajnici su dužni svakom senatom dati, u vjernom prijepisu, onaj dokument koji ga zanima, ukoliko postoji u arhivu.

34 Iduće godine dragomani su dobili zadaću sastavljanja abecednog indeksa i popisa svih fermana, bujruntija, hudžeta i svih drugih turskih spisa u mrskoj kancelariji, da bi se sredio fond mrskih dokumenata.

35 Političke prilike utjecale su daje Senat 1752. ovlastio tri senatora koji su uz pomoć službenika izvršili reviziju isprava i privilegija Dubrovačkog arhiva (in nostro Archivio), a osobito onih koji potječu od Napuljskog Kraljevstva. Svi koji su radili na tom poslu prisegom su se obvezali da nikome neće obznaniti sadržaj dokumenata. Uzrok tome bio je spor koji je izbio između Republike i Napulja oko imenovanja guvernera oružja.

36 U smislu centralizacije arhiva Senat je 1760. odlučio da dio arhiva iz riznice (tezaurarija - riječ je o najvrjednijim ispravama) prebaci u tajništvo i to u posebnu tajnu prostoriju (in Secretaria in Cubiculum Secretum). To je potvrđeno 1761. još opsežnijom 31 Tajnici su morali nositi crnu togu s velikim bijelim ovratnikom. Njihova zamolba da skinu ovratnik dok su u žalosti im je odbijena. Ceremóniáié I, f. 112-125. . 32 B. Krizman, isto. 33 Consilium Minus, 107, 14. 3., 1784, f. 12; Vendite Cancellariae, 135, 20. 3. 1784. f. 93. 34 Consilium Rogatorum, 163, 11. 1. 1748, f. 173', 174. 35 Isto, 164,28. 11. 1749. f. 196. 36 Isto, 166,28. 11. 1749, f. 166', 167. 132