ARHIVSKI VJESNIK 36. (ZAGREB, 1993.)

Strana - 62

D. Validžić, Prijedlog liste arhivske grade... Arh. vjesn., god. 36 (1993) str. 59-68 Prva dva obilježja proizlaze iz Uputstva (toč. 6). Ukoliko je lista skupna i pozitivna, iz toga nužno slijedi da ona mora biti orijentacijska. U postupku izlučivanja možemo koristiti samo obvezne liste, koje sadrže one vrste registraturne građe koje imaju ograničene rokove čuvanja, a to pozitivne liste ne sadrže. Pozitivna skupna lista mora biti orijentacijska iz još nekih razloga. Ona ne može biti sveobuhvatna, jer ne može uzeti u obzir sve one posebnosti koje karakteriziraju pojedine stvaraoce. Da bi lista mogla služiti kao instrument u postupku izlučivanja bezvrijedne registraturne građe, potrebna je i određena organizacija uredskog poslovanja. Registraturni sustav mora biti tako oblikovan da omogućava (fizički) odvojeno odlaganje arhivske od bezvrijedne registraturne građe. Utvrđene kategorije arhivske građe nisu jedini faktor oblikovanja registraturnog sustava, nego su to i djelatnost i unutrašnja organizacija stvaraoca. Da bi bila faktor oblikovanja registraturnog sustava, lista mora biti apriorna. Ona se izrađuje na temelju poznavanja djelatnosti stvaraoca i strukture nastale grade, ali će se primjenjivati na gradu koja će tek nastati. Analogna primjena liste za ranije nastalu gradu dozvoljena je samo pod uvjetom da struktura odložene grade omogućava jednostavno fizičko odvajanje bezvrijedne od vrijedne građe. Nakon razmatranja obilježja lista potrebno je navesti i kriterije koji se pri njihovoj izradi koriste. Primjena tih kriterija ovisi i o tipu liste, odnosno ne mogu se kod svih tipova lista primijeniti svi kriteriji. Radi se o sljedećim kriterijima: 1) Reprezentativnost sadržaja dokumenata U svojoj biti sadržaj registraturne građe očituje se u tekstualno ili na drugi način zabilježenim podacima (crtež, plan, snimka i si.) o događajima, pojavama, stanjima, odnosima, hčnostima itd. Ovaj kriterij ima nedvojbeno središnje mjesto među kriterijima valorizacije i na neki način uključuje sve ostale. Zbog svog značenja, ovaj se kriterij ne može šablonizirati, odnosno njegova primjena ne može biti mehanički postupak. 2) Dubletnost - unutarfondovska i međufondovska Do unutarfondovske dubletnosti dolazi kada se određeni dokumenti umnožavaju za potrebe organizacijskih jedinica u sastavu jednog subjekta. Za trajno čuvanje ostavlja se u pravilu jedan primjerak, a kod posebno važnih dokumenata više primjeraka. Problem dubletnosti ne završava se u granicama jednog arhivskog fonda. Postoji tzv. međufondovska dubletnost, koja se očituje u činjenici da se u raznim fondovima, po raznim osnovama nalaze potpuno identični dokumenti. Rješavanje problema međufondovske dubletnosti složen je posao te zahtijeva posebno analiziranje i proučavanje sadržaja dubletnih dokumenata, kao i osnova po kojima su se ti dokumenti našli u fondovima, radi utvrđivanja u kojim će se fondovima trajno čuvati, a u kojima će biti izlučeni. 3) Stupanj koncentracije podataka Stupanj koncentracije podataka očituje se u ovim konkretnim mogućnostima: malo činjenica o mnogo osoba, stvari, događaja - tzv. ekstenzivni dokumenti; mnogo činjenica o malom broju osoba, stvari, događaja - tzv. 62