ARHIVSKI VJESNIK 33. (ZAGREB, 1990.)
Strana - 63
Dubravko Pajalić, Novija svjetska iskustva u zaštiti nekonvencionalne arhivske građe (SAD, Kanada, Francuska, SSSR), Arhivski vjesnik, 33 (1990), 34, str. 57—70. 3. treba li lista biti ograničena samo na spise koji se mogu uništiti? 4. treba li GRS sadržavati i odredbe o programskoj podršci ili se zadržati samo na administrativnim elektronskim dokumentima? 5. u kolikoj se mjeri, ako uopće, mogu primjeniti kriteriji korišteni za papirni medij za vrednovanje elektronskih medija? Što sa statističkim podacima, relacionim bazama podataka, tekstualnim datotekama ili financijskim tabelama? Zauzeto je stajalište da se dokumenti u oblasti procesiranja teksta smatraju dokumentacijskom gradnjom i predmet su vrednovanja odnosno izlučivanja. NARA je ovakav stav zauzela iz principijelnih razloga: više od dekade uvjeravaju američki arhivisti radnike u registraturama u opravdanost takvog pristupa te bi iz taktičkih razloga bilo loše odustati od njega. Obje liste razlikuju elektronske dokumente koji zamjenjuju papir i one koji služe da se izradi papirni dokument (hard copy). Iako je prva skupina još dosta rijetka u vladinim agencijama, posebno u PC-okruženju, određeno je da se čuvaju prema potrebi i trajno, dok se druga skupina može izlučiti prema rokovima čuvanja papirnog ekvivalenta, pa čak i ranije što ovisi o kapacitetima raspoloživog medija za pohranu. Vladine agencije su usmjerene da same izrade procedure, važući poslovnu upotrebljivost elektronskog dokumenta versus raspoloživog medija za pohranu. 6 Nadalje, u slučaju sumarnih ili izvedenih podataka, ocijenjeno je da se mogu izlučiti i to iz dva razloga: 1. ako je master file (izvorna datoteka) određen za trajnu pohranu tada se iz njega mogu lako sačiniti izvodi ili sumarni pregledi. 2. ako master file treba izlučiti tada ni njegovi šumari ili izvodi nisu potrebni za daljnje čuvanje. Master datoteke sa restrikcijama u korištenju izuzete su iz GRS. Unatoč radikalnim poboljšanjima, revidirane liste ocijenjene su kao vrlo konzervativni dokumenti, najčešće iz razloga nepoznavanja biti funkcioniranja informacijskih sistema federalnih agencija i organizacija. U nastavku prikazat ćemo dio glavne liste dokumenata GRS 23 7 : item opis dokumenta ^pSkje 2 datoteke obrade teksta dokumenti poput pisama, poruka, memoranda, izvještaji, priručnici, naredbe i si. pohranjeni na tvrdom disku ili disketi: b Ovo je pitanje posebno razrađeno u publikaciji «Managing ...« (vidi bilj. 2) str, 18—23, poglavlja »Applying General Records Schedules« i »Scheduling Records not Covered by the General Records Schedules.« 7 Vidi «Managing ...«, str. B10-B13. 63
