ARHIVSKI VJESNIK 33. (ZAGREB, 1990.)

Strana - 62

Dubravko Pajalić, Novija svjetska iskustva u zaštiti nekonvencionalne arhivske građe (SAD, Kanada, Francuska, SSSR). Arhivski vjesnik, 33 (1990), 34, str. 57—70. Prva faza rada, tokom 1970-ih godina, obilježena je misionarskim radom arhivista u vladinim agencijama i uredima, objašnjavanjem radnicima u tim organima važnosti i vrijednosti strojno-čitljivih dokumenata za istraživače i povijest. Elektronski zabilježeni dokumenti koje NARA pohranjuje su alfanumeričke, statističke ili pregledne datoteke, uvijek prilagođene potrebama potencijalnih istraživača ili analitičara. U slučaju Popisnog ureda (The Bureau of Census) podaci se dostavljaju arhivu kad više nisu potrebni, dok Ured civilne aeronautike (The Civil Aeronautics Board) datoteke odmah dostavlja Arhivu, uslijed neimanja odgovarajuće službe za korisnike.

4 The National Archives and Records Administration (NARA) revidirala je svoj temeljni dokument General Records Schedules (GRS) u toku 1986—1988. GRS 20 i GRS 23 odnose se na mašinsko-čitljive dokumente. Svrha je GRS-dokumenata da utvrde vremensku dispoziciju spisa koji nemaju arhivsku vrijednost (svojevrsna negativna lista — popis građe koja nije arhivska). 1982. godine, na početku opsežnog projekta izrade dokumenta, nastao je GRS 20 a za strojno čitljive dokumente. To je ujedno bio i jedini dokument koji se bavio takvom vrstom građe. Kako navode Cunliffe i Miller

5 prva verzija dokumenta bila je kritizirana iz nekoliko razloga: 1. bio je previše kompliciran za primjenu; 2. bio je potpuno orjentiran na mainframe kompjutere bez obzira na PC-okruženje i uredsku automatizaciju (OA); 3. nije bio dovoljno precizan u razlikovanju permanentnih od potencijalno permanentnih dokumenata. NARA je u maju 1989. godine pristupila reviziji dokumenata GRS 20 što je uzrokovalo vrlo značajnu arhivističku debatu o vrednovanju i obradi strojno čitljivih arhivskih dokumenata. Rezultat tih nastojanja su: 1. revidirani GRS 20 za elektronske dokumente stvarane na mainframe kompjuturima i 2. GRS 23 s odredbama za elektronske dokumente u OA i PC okruženju. Pitanja koja su prizašla iz rada na listama bila su ova: 1. što se ima smatrati elektronskim dokumentom (electronic record) 2. treba li postojati posebna lista (GRS) za elektronske dokumente ili svaka posebna lista da sadrži relevantne grupe bez obzira na medij; 4 Vidi: E. Hedlin, D. F. Harrison: The National Archives and Electronic Data. Reference Services Review, vol. 16, No 1—2, 1988, str. 13—16. 5 W. Cunliffe, M. Miller: Writing a General Records Schedule for Electronic Records, Am. Arch., Vol. 52, Summer 1989. 62