ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 50

Marijan Rastić, Preuzimanje građe u arhivsku ustanovu. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 37—56. tost i si.); 8. Lokacija u arhivu; 9. Broj urudžbenog zapisnika ranijeg imaoca; 10. Broj urudžbenog zapisnika arhiva koji je preuzeo građu. Istovremeno s upisom svakog arhivskog fonda u Ulazni inventar, izrađujemo i kazalo za tu knjigu. U kazalo se unosi naziv fonda pod početnim slovom (i njegove varijante), te se upisuje broj Ulaznog inventara i broj urudžbenog zapisnika arhiva. Kazalo omogućuje pronalaženje pojedinog arhivskog fonda u Ulaznom inventaru i mogućnost brzog korištenja zapisnika o primopredaji s prilozima. Nakon upisivanja primljene građe u Ulazni invetar izrađujemo karticu za Ulazni katalog. Kartica za ulazni katalog treba da obuhvati: naziv fonda (sa svim registriranim promjenama); vrsta građe s graničnim godinama; lokacija u arhivu; oznaka skupine u arhivu. Karton (a može i bušena kartica, radi mehanografske obrade) izrađuje se u potrebnom broju primjeraka (najmanje u 5 primjeraka). Prvi primjerak kartona odlaže se po tekućem broju ulaznog inventara, te u suštini predstavlja hronološki katalog. Drugi primjerak kartona slaže se kao rezultat spajanja svih drugih primjeraka kartona istog fonda bez obzira na vrijeme akvizicije, te daje, ukupno gledajući, katalog fondova ili zbirki. Za izvršene promjene naziva izrađuje se uputni karton (Škola kralja Petra Ujedinitelja — V. Osnovna škola Kaptol). Treći primjerak kartona tvori kartoteku građe po vrstama, odnosno vremenskim razdobljima. Iz niza razloga izuzetno je značajno za arhivsku ustanovu da može »potpuno« obavijestiti o količinama knjiga, spisa itd., ali s oznakom razdoblja iz kojeg potječu. Četvrti primjerak slaže se prema trenutnom stanju razmještaja građe po spremištima, te predstavlja katalog po lokaciji. U slučaju preseljenja građe, seli se i karton pod novu oznaku. Peti primjerak kartona razvrstavamo po skupinama građe u arhivu (uprava, sudovi, škole, privredna poduzeća, zbirke itd.), a unutar skupina po abecednom redu naziva fondova i zbirki. Oformljenjem navedenih kataloga (naveo sam njihov minimalni broj) postizava se višestruka korist, koja je lako uočljiva. Katalozi su izvanredna pomoć i korisnicima i arhivskim radnicima. Kronološki katalog je zbirni Inventar arhiva. Katalog po fondovima i zbirkama, odnosno po vrstama građe i graničnim godinama, uređen je katalog za potrebe korisnika. Ostali katalozi su internog karaktera i izvanredna su pomoć arhivskim radnicima. Ovdje treba spomenuti i uzročnu povezanost priloga primopredajnog zapisnika s izradom kartona za navedene kataloge. Ako su oni detaljno urađeni, podaci koje obuhvaća karton bit će bogatiji, a time i njihovo značenje u informiranju korisnika odlučnije. Ako smo dovoljno detaljno popisali građu prilikom ulaza, možemo pomišljati i na izradu dodatnog kartona, koji će u prvoj verziji moći sadržavati i gru50