ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 51

Marijan Rastić, Preuzimanje građe u arhivsku ustanovu. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 37—56. be podatke o sadržaju akvizicija, čime se otvara mogućnost oformljenja tematskog kataloga u najrudimentalnijem obliku. Sve to čini naš rad efikasnijim i približava nas cilju kako sam ga uvodno precizirao. Izvorne uredske knjige kao informativno pomagalo. Povijesno gledano, uredske su knjige najvećim dijelom služile isprva kao pomagalo u radu i nisu imale javno-pravnu dokaznu snagu. U osnovi razlikujemo ove vrste uredskih knjiga: Knjige koje sadrže podatke o spisima i pomagalo su prilikom manipuliranja spisima zovemo pomoćnim uredskim knjigama (djelovodnik, upisnik, kazalo, knjiga ulazne i izlazne pošte, poštanska knjiga, dostavna knjiga i si.). Knjige u koje se unose podaci o raznim činjenicama i poslovima iz djelokruga i rada imaoca registrature nazivaju se poslovne knjige (dnevnici, očevidnici, kontrolnici, imenici, rokovnici i si.). Tijekom vremena pojavile su se knjige koje imaju pravnodokaznu snagu; zovemo ih tzv. javnim knjigama (matične knjige rođenih i umrlih, zemljišne knjige itd.). Osim ove, moguće su i druge podjele knjiga, kao npr. na opće i posebne knjige. Opće: djelovodnik, kazalo, dnevnki i si., a posebne: školske glavne knjige, rudarske knjige, katastarske knjige i si. Neki autori dijele knjige na osnovi njihova oblika, po etapama nastanka, s diplomatičkog aspekta, po sadržaju itd. Dvije osnovne pomoćne uredske knjige su: djelovodnik i kazalo (registar). Urudžbeni zapisnik (djelovodnik) osnovna je pomoćna uredska knjiga. Kao njegov sastavni dio spominje se i »Popis akata« i služi za evidentiranje spisa iste vrste koji se masovno primaju i po kojima se vodi isti postupak (uvjerenje o plaćenom porezu, podnesci za izdavanje izvoda iz matice rođenih i si.). Kazalo ili registar može se voditi na dva načina: po predmetu ili po pošiljaocu. Po predmetu upisuju se podaci u kazalo prema početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta i, prema početnom slovu porodičnog imena fizičke osobe, odnosno naziva organa, OUR-a na koju se predmet odnosi. Po pošiljaocu prema početnom slovu naziva pošiljaoca. Upisivanje tih podataka dolazi u obzir ako to zahtijeva specifičnost poslovanja. Osim navedenih, pomoćnih knjiga, treba još navesti: a) upisnike (prvostepene) u upravnom postupku; b) upisnike (drugostepene) u upravnom postupku; c) upisnike u redovnom sudskom postupku: za krivične predmete; za parnične predmete; za vanparnične predmete; za ostavinske predmete; za predmete izvršenja; za zemljišno knjižne predmete; za predmete ovjere, svaki sa svojim upisnicima i imenicima po vrstama predmeta. 51