ARHIVSKI VJESNIK 14. (ZAGREB, 1971.)
Strana - 284
Problematika na koju nailazimo kod sređivanja obiteljskih arhiva vrlo je široka. Tolika je raznolikost dokumenata u građi ove provenijencije, da se arhivist i uz dobro postavljeni plan vrlo često nađe pred dilemom u koju grupu uvrstiti pojedini dokumenat, i da li spada u ijednu od predviđenih grupa. Stoga je za sređivanje ovih arhiva potrebno radno iskustvo i solidna priprema. Što se tiče škartiranja posebno kod ove vrste fondova moramo imati najstroži mogući kriterij. Svaka i najmanja bilješka, svaki i najmanji prilog može biti značajan i za proučavanje same obitelji, i povijesti na širem planu. Arhivist tu mora biti vrlo rigorozan. Bolje da se neki spis sačuva, pa makar on i ne predstavljao veliku vrijednost, nego škartiranjem uništiti bilo šta, šta bi nauci moglo dati i najmanji prilog. I konačno pošto je svaki dokumenat dobio u fondu svoje definitivno mjesto potrebno je cijeli fond signirati. Signaturu će nositi sam fond da bi dobio svoje određeno mjesto ,među ostalim fondovima, koji se čuvaju u istoj arhivskoj instituciji, a signaturu će nositi i svesci i fascikli, a svaki list i svaki spis u njima biti će numeriran. Prema Bautier-ovoj definiciji signatura jednog dokumenta ili sveska je sredstvo pomoću kojega možemo odnosni dokumenat ili svezak identificirati u spremištu. Na osnovu iskustva mišljenja smo da je kod ovakvih zatvorenih arhiva, ukoliko znamo barem prema mogućnosti da nećemo dobiti još građe iste provenijencije, bolje zatvoriti serije, tj. da brojevi fascikala i svezaka teku unutar fonda kontinuirano. Ovaj je sistem praktičniji i radi lakšeg kontroliranja materijalnog stanja građe i radi samog snalaženja arhivista. Kad je građa sređena i signirana preći ćemo na izradu naučno-obavještajnih sredstava. To je u prvom redu inventar. Već kod završne faze sređivanja moramo se odlučiti na vrst inventara. Pošto u obiteljskim arhivima ima redovito uz vrlo vrijednu građu i veliki broj manje značajnih dokumenata, naiviše bi odgovarao sumarni tio inventara, u kojem će najvažniji dijelovi, kao i oni koji se ne mogu uklopiti u veće cjeline, a od posebnog su značaja, biti dani analitičkim načinom. Kod ovakve vrsti građe dobro je da u inventarskom popisu budemo opširniji, a da ipak inventar bude pregledan. Tako možemo uz imena parničara doniieti i uzrok parničenju, a isto tako spomenuti i važnije priloge, i važnije priloge uz pisma također ćemo spomenuti. Uz inventar sastavit ćemo topografski, onomastički i predmetni indeks: Za predmetni indeks, poznavaiući dobro građu, odredit ćemo izvjesni broj grupa i sastaviti šemu koje ćemo se u toku rada držati, a prema potrebi je i korigirati. I kod onomastičkog i topografskog indeksa moramo paziti da ne upadamo u nepotrebnu širinu. Osim inventara u obliku kartoteke potrebno ie sastaviti i inventar u obliku knjige, bilo za upotrebu u arhivskoj instituciji bilo da ga namieravamo objaviti. Naravno, osobito u slučaju objavljivanja, moramo biti sigurni da u fondu neće biti preinaka i moramo preispitati gdje još eventualno ima građe iste provenu enci je, donijeti i o toj građi obilnije podatke, a ako je moguće i inventar. Inventar u obliku kniige moramo ponratiti dobrim predgovorom podijeljenim u dva dijela. U Drvom ćemo dijelu dati ooviiest obitelii, opisati njene najvažnije aktivnosti, djelovanje njenih najznačajnijih članova 284
