ARHIVSKI VJESNIK 11-12. (ZAGREB, 1968-1969.)
Strana - 326
smislu razlikujemo tri glavne vrste inventara: opći (generalni), sumarni i analitički inventar. a. Opći inventar je oblik inventara koji predstavlja sumarni popis svih arhivskih fondova i zbirki jednog arhivskog depoa. 1. Sumarni inventar daje pregled arhivskih jedinica prema organskim cjelinama. c. Analitički inventar je manje ili više podroban opis barem najvažnijih dokumenata pojedinih arhivskih jedinica od naročitog značaja za naučna istraživanja. Opći inventar izrađuje se za sve arhivske fondove i zbirke pohranjene u spremištima neke arhivske ustanove; sumarni inventar — jedan ili više — za pojedine fondove, odnosno njihove dijelove; a analitički inventar za stariju i vredniju arhivsku građu, osobito za zbirke. 3. Provizorni inventar. Radovi na sređivanju vrlo su opsežni i redovno se obavljaju u etapama. Osim toga arhivi su prisiljeni primati u svoja spremišta neprestano nove akvizicije, a ove redovno nisu oslobođene arhivskog bezvrijednog i prema tome nepotrebnog materijala. Teoretski uzevši arhiv još nema nikakvih popisa koji bi omogućili osnovnu orijentaciju u fondovima. U najvećem broju slučajeva to je i stvarno stanje. Svi ti razlozi govore da je nužno potrebno, prije nego što se pristupi planskom sređivanju izraditi popise privremenog karaktera. Tako će nastati provizorni inventar, prvi opći sumarni popis cjelokupne arhivske građe koji zamjenjuje definitivni oblik inventara do njegove konačne izrade. U stvari on predstavlja razradu podataka iz primopredajnih zapisnika nastalih prilikom preuzimanja arhivske građe, ukoliko se ne zadovoljimo knjigom akvizicije, budući da ona stvarno i jeste inventarni popis materijala preuzetog u arhivska spremišta. 4. Spremišni inventar je vrlo korisno pomagalo u radu s arhivskom građom. Predstavlja popis arhivskih jedinica prema njihovu smještaju na policama u spremištu. Ima redovno provizoran karakter, jer je teško izbjeći premještanju materijala po spremištima, pogotovo kada se radi o recentnoj arhivskoj građi čiji se dijelovi nalaze izvan arhiva. Idealno je — ako se to samo može provesti — da se smještaj u spremištima poklapa s organizacijom fonda. U tom slučaju bi svaki sumarni inventar bio ujedno i spremišni inventar, pa ga onda ne bi trebalo posebno izrađivati. 1 1 Glede spremišnlh evidencija upućujem na članak J. Milić —Grčić izašao u »Arhivistu« 1960. god. br. 2, pod naslovom »Arhivski depo i čitaonica«, str. 41, s primjerima na str. 45 i 46. Za upotrebljeni termin »vodič« smatramo da je prikladniji izraz »pregled«, jer je vodič uvijek nešto slobodno komponirano, deskriptivno i narativno, dok pregled ima određeniji oblik, što se razabire također iz danih primjera. U smislu toga Članka mi bismo predložili da svaki arhiv razradi za svoje interne potrebe, a radi lakog i brzog snalaženja u spremištima, prvo »Pregled smještaja arhivskih fondova i zbirki« na osnovi fonda (u članku »Vodič kroz odjeljenje«!), zatim »Spremišni inventar« na onsovi serije (u članku »Topografski pokazivač po fondovima i zbirkama«) i »Topografski pregled smještaja arhivskih fondova i zbirki« (u članku »Topografski pokazivač prema policama«). »Vodič kroz depo« (primjer 1) kao samostalna evidencija nije potreban jer ulazi u sastav spremišnog inventara kao njegov sadržaj. Sastavni elementi tih evidencija kao u navedenim primjerima. 326
