ARHIVSKI VJESNIK 9. (ZAGREB, 1967.)
Strana - 154
njivo je da ovaj propis, znači i znatno usavršavanje i olakšanje korištenja spisa i knjiga dubrovačke kancelarije i notarijata 56 . Posebno treba dakako naglasiti uspostavljanje nove funkcije u mehanizmu dubrovačke državne uprave tj. sekretara Republike. Glavni je cilj te mjere da se regulira vođenje, čuvanje i manipulacija važnijom građom uopće, a posebno onom s podacima tajne naravi. Na to jasno ukazuje i opisani uvod ove zakonske odredbe. Kao što se vođenje i čuvanje takve građe želi ograničiti na manji broj osoba, tako se to isto želi postići dakako, i u pogledu korištenja ove građe. U zakonskom Sß tekstu doduše ne specificira ta važnija i tajna građa po vrstama, niti se određuje koja je građa, kojim osobama i u kakve službene svrhe pristupna. Očito je to namjerno izostalo, kako bi se u tom pogledu dala najpotpupunija diskreciona ocjena vrhovnim organima izvršne vlasti Dubrovačke Republike, tj. knezu, Malom vijeću i Senatu. S gledišta korištenja građe u službene svrhe važni su propisi ove zakonske odredbe, koji se odnose na podnošenje notarskih spisa na uvid sudu za građansko-pravne sporove. Taj sud dobio je izričito pravo uvida u sve notarske protokole, koje mu moraju, kad god i koliko god puta zatreba, podnositi na uvid sami notari time, da ih sudu pokažu i čitaju iz njih ono što im se naredi. Iako je ova temeljna zakonska odredba iz god. 1428. prilično svestrano zahvatila sredjenje razgranatih poslova kancelarije i notarijata, ipak su se organi Dubrovačke Republike morali opet uskoro pozabaviti vođenjem i korištenjem svojih tajnih spisa. God 1443. donesena je dodatna zakonska odredba pod nazivom »Ordo quod sit unus liber secretorum parvi Consilli et Rogatorum«. Njome se konstatira da su dosada u istoj knjizi bilježeni i tajni i ostali zaključci Malog vijeća i Senata, što je uzrokovalo da su razni tajni zaključci prodirali u javnost, uz štete po interese vlastele i dubrovačke vlade. Stoga se određuje da se ubuduće ima voditi posebna knjiga baš za tajne zaključkfe Malog vijeća i Senata tako, da će se u toj knjizi s jedne strane bilježiti tajni zaključci Malog vijeća, a s druge strane knjige tajni zaključci Senata. Notari i sekretari moraju tu knjigu držati u notarijatu, i to »in secreto«, pod ključem, i ne smiju je ni pokazivati ni dati na čitanje nikome. Čitati je mogu jedino rektor i Malo vijeće kada su na okupu, te Senat kada zasjeda 57 . Dakle, uz mjere o posebnom načinu vođenja knjiga koje sadrže tajne zaključke, i njihovom čuvanju, tačno su određeni organi kojima su te knjige pristupne. Praktički to su organi kojih je radom i nastala spomenuta dokumentacija, ali je i za te organe propisano da odnosne knjige mogu ipak čitati samo onda kada zasjedaju u propisanom sastavu. Prema tome ne mogu ih koristiti pojedini članovi ili dio članova tih organa, niti to mogu činiti van službenog zasjedanja. Sve složeniji politički problemi, kako na unutarnjem planu tako i u međunarodnoj domeni, s kojima se suočava Dubrovačka Republika u ovo vrijeme, učinili su ovakve odredbe neophodnim. I u praksi nastoje njeni 56 Foretić V., n. r., str. 330 i slijed. Autor dopunjuje opću sliku i podacima iz De Diversisovog opisa Dubrovnika 15. stoljeća. 57 Liber legum . . . dictus Viridis, cap. CCCXLII.
