ARHIVSKI VJESNIK 3. (ZAGREB, 1960.)

Strana - 261

svaki omot i svežnjić stavi na mjesto koje odgovara redoslijedu plana definitivnog inventara. Svršivši taj posao, arhivist je završio detaljno sređivanje arhivalija. Sređeni materijal treba staviti u kartonske kutije istim redom kojim su omoti i svežnjići bili složeni, i te kutije redom od broja jedan numerirati, a isto tako i sve omote i svežnjiće unutar svake pojedine kutije. Prilikom numeriranja treba uzeti da funkciju jednog omota ili svežnjića može imati i jedan manuskript rasprave, notes, knjiga ili drugo, ako predstavlja veću samostalnu predmetnu cjelinu. Probitačno je nastojati, za slučaj da su kartonske kutije fiksne tj. da se njihov obujam ne može po volji mijenjati, nego su sve jednake, da se omoti i svežnjići ne pretrpaju u jednoj kutiji, jer treba voditi računa da će se građa iz te kutije morati vaditi radi proučavanja, pa da će se ta građa uništavati i lako rasipati, ako je ne bude lako uzeti i vratiti na njenu lokaciju. Stoga je bolje izbjeći slučaj da se određeni omot ili svežnjić dijeli tako da jedan dio građe tog omota bude smješten u jednu kutiju, a drugi dio građe istog omota u slijedeću kutiju samo s razloga što čitav omot nije mogao ući u jednu kutiju zbog toga što su u toj kutiji već drugi svežnjići ili omoti bili smješteni. No, kad bi jedan omot ili svežnjić bio po svom obujmu veći od kutije, u tom slučaju će dio građe tog omota koji nije mogao dospjeti u jednu kutiju dobiti vlastitu omotnicu s naslovom omota kome pripada taj dio, te će se smjestiti u slijedeću kutiju. Prvi omot dobit će uz naslov oznaku rimskog jedan, a drugi omot isti naslov sa oznakom rimsko dva. Ako postoji mogućnost da se datacija prvog omota vremenski smanji na građu koju sadržava, a drugi omot dobije dataciju svoje građe naravno s istim naslovom, treba taj način radije koristiti nego rimske brojeve. Na primjer: građa o radu Istarskog sabora ima 18 svežnjića, koji zbog svog obujma ne mogu svi u jednu kutiju, nego* su Dodijeljeni u dvije kutije. U prvu kutiju je ušlo 8 svežnjića, a u drugu 10 svežnjića, te je građa o radu sabora umjesto 1885. do 1910. godine datirana tako- da je prvih 8 svežnjića zajedno datirano od 1885. do 1895, a oni svežnjići u drugoj kutiji sa rasponom od 1895. do 1910, kako to odgovara građi u jednoj i drugoj kutiji. Budući da je u drugoj kutiji ostalo još prostora za smještaj drugih arhivalija, to su ubačena još dva svežnjića, jedan o radu Zemaljske upravne komisije, a drugi o radu Soinčića kao prisjednika Zemaljskog odbora Istre. Budući da su oba ova svežnjića smješteni iza svežnjića s građom o radu Sabora, to nije prekinuta serija s tom gradom. Ovako datiran, sređen i smješten materijal u kutijama, koje su numerirane, a unutar kutija u omotima i svežnjićima, koji su također numerirani tako da je u svakoj kutiji prvi svežnjić ili omot numeriran sa brojem jedan, treba još i detaljnije numerirati, i to tako da se numerira svaka arhivalija u svakoj kutiji počevši sa jedan. Arhivalije se numeriraju u svakoj kutiji po svom redoslijedu bez obzira da li one pripadaju jednom omotu ili svežnjiću ili većem broju omota ili svežnjića, koji se — 261 —