Ruszoly József: Szeged szabad királyi város törvényhatósága 1872–1944. Tanulmányok és forrásközlés - Tanulmányok Csongrád megye történetéből 35. (Szeged, 2004)
XX. Rész. Intézetek, intézmények és üzemek - XXI. Rész. Ügyrend
mazottnak a tárgykivonat megjelölésénél kételyei vannak, úgy annak megállapítását az előadótól kell rövid úton kérnie. 3. Közösen benyújtott beadványoknál csak az első aláíró nevére kell bejegyezni „és társai” megjelöléssel. Ha egy beadvány több önálló tárgyra vonatkozik, az iktatásnál azokat mind külön-külön fel kell tüntetni. 446. § A bizalmas és O.M. [’országmozgósítási’] természetű ügyiratokról a főnök vagy az általa azzal megbízott tisztviselő külön iktatókönyvet vezet. Az ilyen ügyiratokról, ha azt azok mennyisége indokolja külön név- és tárgymutatót kell vezetni. Ezeket az ügyiratokat az általános ügyiratoktól elkülönítve kell kezelni és külön irattárban (irattárakban) kell megőrizni. 447. § 1. Minden felesleges iktatást kerülni kell. 2. Az előadók közbenső intézkedéseire érkezett válaszokat és jelentéseket nem szabad külön iktatni. 3. Azokat az ügydarabokat, amelyekben valamely városi ügyosztálytól vagy hivataltól jelentés, vélemény vagy adatok beszerzése válik szükségessé, iktatás nélkül rövid úton eredetben kell a megkeresett ügyosztályhoz, hivatalhoz juttatni kézbesítőkönyv mellett és az ilyen megkeresésekre érkezett válaszokat ugyancsak közvetlenül a központi kiadóhivatal közben jötte nélkül kézbesítő könyvvel kell a megkereső ügyosztályhoz, hivatalhoz visszajuttatni. 4. Az olyan ügyiratokat és beadványokat, amelyek adatgyűjtésre, álláspályázatra stb. vonatkoznak, továbbá az időszaki beadványokat általában nem kell egyenkint iktatni. Az ilyen ügyiratokat és beadványokat az előadó által vezetendő gyűjtőkimutatásba (nyilvántartásba) kell felvenni. A gyüjtőkimutatások vezetését és beosztását az ügyek természetének megfelelően a főnök állapítja meg. 5. Az egyenkint nem iktatott ügyiratokat csoportonkint egy közös szám alatt kell iktatni, kivezetni és nyilvántartani. 448. § 1. Az iktatással megbízott alkalmazott az ügyiratokat az érkezési bélyegzővel ellátja, az érkezési bélyegzőn a mellékletek számát (10 darabig számmal, azon felül „csomag” jelzéssel) feljegyzi, a beérkezési bélyegzőn feltünteti az osztálynak számát vagy jelét, az ügyiratokon esetleg lerovott bélyegjegyeket megfelelően felülbélyegzi, az ügyiratokhoz esetleg csatolt bélyegjegyeket pedig nyilvántartásba veszi. 2. Ha az ügyiraton jelzett mellékletek valamelyike hiányzik, azt az ügyiraton az érkezési bélyegző alatt fel kell tüntetni. A mellékleteket is tartalmazó ügyiratokat, valamint az előiratokkal felszerelt iktatmányokat át kell kötni. 3. A fentebbiekre előírt munkálat elvégzése után az iktatással megbízott alkalmazott az ügyiratokat az iktatókönyvbe beiktatja és az iktatószámot az érkezési bélyegző megfelelő helyén bejegyzi. 4. Az iktatás után az ügyiratokat az előiratokkal fel kell szerelni. Minden osztály és hivatal ügydarabjait külön átvételi könyvvel kell a főnöknek bemutatni. Megjelölt előirat nélkül az ügyiratokat osztályba küldeni nem szabad. 286
