Antal Tamás: Hódmezővásárhely törvényhatósága 1919–1944. Fejezetek a magyar városigazgatás történetéből - Dél-Alföldi évszázadok 27. (Szeged, 2010)
HÓDMEZŐVÁSÁRHELY TÖRVÉNYHATÓSÁGI JOGGAL FELRUHÁZOTT VÁROS SZERVEZÉSI SZABÁLYRENDELETE
5. Nyilvántartási jegyzék vezetésével arról gondoskodni, hogy akár a folyó ügyiratokhoz csatolt, akár a térítvény mellett kivett levéltári iratok kellő időben visszakerüljenek, mire nézve a főlevéltárnok köteles az iratok kiadása napjától számított 3 hó lefolyása után az illető ügyosztályt vagy tisztviselőt a kint levő iratok visszaküldésére rövid nyomtatott figyelmeztetéssel felszólítani, és amennyiben ezen figyelmeztetés után az iratok 8 nap alatt vissza nem érkeznek, erről a polgármesternek jelentést tenni. 201. § A levéltár belső ügykezelésének, nevezetesen az ügyiratok miként rendezésének legcélszerűbb módját a főjegyző és főlevéltárnok javaslata alapján a tanács határozza meg, a kezelésnél azonban irányadó elvül veendő, hogy az ügyiratok — amennyire csak lehetséges — az ügyosztályok tárgya szerint csoportosítassanak, hogy ugyanegy ügyre vonatkozó minden beadvány és irat együtt maradjon, és hogy a levéltári segédkönyvek oly módon legyenek berendezve, miszerint minden hosszadalmas keresés nélkül a szükséges iratokat feltalálni, vagy azok hollétéről biztos tudomást nyerni lehessen. 202. § A levéltárba átadott oly eredeti okmányok, melyek tartalmuknál fogva — ameny- nyiben jogok és kötelezettségekről szólnak — nagyobb fontossággal bírnak, mint p. o. eredeti szerződések, térítmények, végrendeletek stb., egy külön tűzbiztos szekrényben helyezendők el és hármas zár alatt tartandók; a zár egyik kulcsát a főlevéltárnok, másikat a polgármester, harmadikat a főjegyző őrzi, kik a hatóság, valamint egymás irányában azon viszonyban állanak, mint a pénztárnok és ellenőr. Az őrizetükre bízott iratokért egyetemlegesen felelősek. Az ily módon elzárt okmányokról 3 külön betűsoros mutatókönyv készítendő. 203. § A levéltárból térítvény mellett eredeti iratokat a polgármester, rendőrkapitány, főjegyző, tanácsnokok, főügyész, főszámvevő, főmérnök és főorvos vehetnek ki, a többi tisztviselő térítvényére csak a polgármester láttamozása mellett adhatók ki irományok. A zár alatt tartott okmányok azonban csak a polgármester vagy helyettese által, illetve, ha a főjegyző mint polgármester helyettes működnék, az esetben egyik tanácsnok által is aláírt térítvény mellett adhatók ki. 204. § A térítvény azon helyre teendő, honnét az irat kivétetett, mely térítvényen azon ügyirat száma, melyhez hivatalos használat végett átvétetett, följegyzendő. A 3 záros szekrényből kiadott iratokról évnegyedenként a polgármesterhez jelentés teendő. 205. § A főlevéltárnok a város történetére (história domus) vonatkozó minden nevezetesebb eseményt idő szerint följegyezni és jegyzeteit a tanácshoz félévenként beterjeszteni köteles. 244
