Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Festi Lászlóné-Csík Gergely: Modern irathordozók az iratkezelésben

sítani kell azt a programrendszert, amely az ábrán eszközölt változtatásokat a számítógépben ábrázolt adathalmazon is átvezeti.) A display mellett a leggyakrabban használt kiviteli egységek körét a különféle megvalósításban működő nyomtatók bővítik. A nyomtatók az adatokon végzett műveletek eredményeit nyomtatott formában állítják elő. A nyomtatott sor jellemzően 80—240 karakter (betűhely) széles. A kétoldali adatcserét biztosítják a nagy tömegű adatcserét megvalósító perifériák. Egy-egy feldolgozás eredményeit, és magát a feldolgozást végző programot is tárolják — viszonylag gyors elérési idővel. E berendezések között a legelterjedtebbel: a mágneslemezekkel foglalkozunk részletesebben, azonban meg kell említeni, hogy közel ugyanilyen olcsó és hatékony átvitelt biztosító adattároló a mágnesszalag, és kiugróan magas teljesítőképességű adathordozók a különféle — ma még nem szabványosított — optikai tárolók. A mágneslemez anyagát tekintve műanyag alapanyagra felvitt mágnesezhető réteg adja. Ezeknek két legfontosabb változata: a hajlékony (floppy) cserélhető, valamint a számítógépbe fixen beépített merevlemez, vagy -csomag (ebben az esetben több lemez kerül egymás fölé). A mágneslemezt működtető meghajtó egységek általában a gépházba kerülnek beépítésre. A lemezeken az információt koncentrikus sávokon rögzítik, vagy olvassák oly módon, hogy a lemez felületére egy író-olvasófej(ek) ereszkedik a megfelelő pozícióba, és itt történik az adatátviteli mechanizmus. A hajlékonylemez szabványos méretei: 3,5, 5,25, illetve 8 angol inch átmérő, a merevlemez esetében (a működtető berendezést „winchesterinek nevezik) a gyártó cégek, típustól függően szintén szabványos méreteket alkalmaznak. A hajlékonylemez adattárolási képessége tipikusan 170—2400 Kbyte (a megfelelő méretezést az alkalmazott géptípus választhatja ki), míg a merevlemezé 20—4000 Mbyte (1 Megabyte = 1000 Kbyte). b) A számítógép felhasználása Mint azt már említettük, a számítógép beállítása jelentősen megkönnyítheti az adatok tárolását, feldolgozását. Milyen lehetőségek adottak, illetve milyen szempontok szerint válasszuk meg az alkalmazandó gépet és programot? Az alapvető cél az ügyiratkezelés manuális tevékenységének számítógépes támogatása, valamint az ügyintézés helyzetének egyedi és tömegszerű operatív, illetve statisztikai célú megfigyelése. Az alkalmazott program szolgáltatásai az operatív ügyiratnyilvántartás és ügyiratvisszakeresés, ügyirathátralék, kimutatások, határidő kezelés, ügyiratforgalmi statisztikák, jogorvoslati statisztikák, a végrehajtási tevékenység elemzése, a hatósági statisztikai adatszolgáltatás rendszerének kiszolgálása. Ma már igen sokféle, a fenti szolgáltatásokat nyújtó adatfeldolgozóprogram áll rendelkezésre egy-egy adott nyilvántartás megőrzésére, feldolgozására, azonban a megfelelő számítógépes program kiválasztását többféle szempont irányítja: az egyes nyilvántartások gépre történő szervezésénél meghatározó körülmény, hogy a működtetés a lehető legkevesebb beruházást és emberi kapacitást igényeljen. (Az optimális számítógépes technika mellett a szervizszolgáltatások és legalább tíz évig a biztonságos üzemeltetéshez szükséges, folyamatos alkatrészellátás nélkülözhetetlen feltétele a helyi gépi rendszernek.) A kiválasztás, vagy fejlesztés eredménye olyan rendszer, amely személyi számítógépeken működtethető, átlagos képességű és képzettségű felhasználó által vezérelhető. Amennyiben országos rendszer kerül kidolgozásra vagy alkalmazásra, az három részből áll: az alkalmazási kézikönyv, a felhasználói kézikönyv és a számítógépes programcsomagok (software). A számítógépes programcsomag egy-egy nyilvántartás kezelését oldja meg úgy, hogy az adatok gépre viteléhez külön bizonylatot nem kell kitölteni, a rendszer vezérléséhez a számítógép nyújt segítséget, képernyőn megjelenítve a lehetséges lépéseket. A felhasználói kézikönyv a teljes feladat vagy funkció ellátásának új ügyrendjét írja le, és ebbe építi be a számítástechnika-alkalmazás fázisait. Az alkalmazási kézikönyv az új ügyrend bevezetésének eljárási - helyiség- és személyi feltételeit foglalja össze, tehát vezetői szintű anyag. Egy-egy rendszer kidolgozásánál széleskörűen kell támaszkodni a gyakorlati tapasztalatokra. A szervezésbe bevont iratőrzők lehetnek egy-egy rendszer fejlesztésének központjai, közreműködők, illetve a későbbi terjesztés regionális bázisai, azaz referenciahelyek.