Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Festi Lászlóné-Csík Gergely: Modern irathordozók az iratkezelésben

A területileg elkülönült iratőrzők közötti adatcsere, illetve a kellően felkészített ún. hálózat mutathat megoldást (ez az egy központi géphez csatlakozó felhasználókat szolgálja ki) arra, hogy az (gy összekapcsolt számítógépek vagy egy közös, központi adatbázison keresztül, vagy közvetlenül fordulhatnak egymás nyilvános adataihoz, és így minden adatcserét, lekérdezést egyetlen kiszolgáló egység kezel. c) Az iratőrzők és a számítógépek kapcsolatáról Ma már alig találnánk olyan területet az adatfeldolgozási munkák során, amelyet ne helyettesíthetne, könnyíthetne meg olyan gépek munkába állítása, amelyek a napi — egyébként az ember alkotó tevékenységétől valójában idegen — munkák végzését elő ne segítenék. Különösen igaz ez az olyan adattömeget kezelő intézmény vonatkozásában, mint az irattár és a levéltár, hiszen mindkét iratőrző helynek — funkcióját tekintve — az iratok fizikai rendezettségén túlmenően — többszemDontú csoportosítási, visszakeresi feladatokat is meg kell oldania. A kisszámítógépek kiválóan alkalmasak mindazokra a műveletekre, amelyeket jelenleg az ügyirat-nyilvántartásban és — kisebb részben — az ügyiratkezelésben kézzel végzünk. A legfontosabb nyilvántartási feladatokat géppel gyorsabban lehet elvégezni, és egy-egy müvelettel egyszerre többfajta nyilvántartási tartalom rögzíthető. Levéltári alkalmazások A levéltárakban őrzött iratanyagot az ún. fond- és állagjegyzék írja le, az iratok keletkezési helyét, évkorét és mennyiségi adatait közölve. Tipikus levéltári nyilvántartás, amelynek gépre vitelével a bármely szempontú visszakeresés ideje számottevően lerövidül, és emellett a felvitt adatok karbantartása is könnyebben megoldható. Ugyanezen előnyök elérését szolgálja egy másik tipikus alkalmazói program, mely egyrészt a tervezési — statisztikai nyilvántartás kezelését, másrészt a gyűjtőterületi munkát kísérő nyilvántartó-feldolgozó rendszert segíti. A társadalomtörténeti kutatásokban is különösen jól használható a számítógép, az ilyen tárgyú feldolgozásoknál több kiváló program áll a felhasználó rendelkezésére. FELHASZNÁLT IRODALOM Budapest Főváros Levéltára Közleményei '78. (Budapest, 1979.) Budapest Főváros Levéltára Közleményei '84. (Budapest, 1985.) Budapest Főváros Levéltára Közleményei '88. (Budapest, 1988.) Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Budapest, 1982.) Ember Győző: A magyar közigazgatás története a VI-XVII. században (A Magyar Közigazgatástudományi Intézet kiadványai 1942/38. sz.) A Magyar Könyvtárosok Egyesülete Levéltári Szekció Füzetei 2. (Budapest, 1983.) Iratkezelői alapismeretek (Kohó- és Gépipari Továbbképző és Módszertani Intézet, Budapest é.n.) Magyar Értelmező Kéziszótár (Budapest, 1982.) Magyar Közlöny 1980-1988. Rendeletek Tára 1950-1979. Vágó László:Tanácsi ügyiratkezelők kézikönyve (Budapest, 1986.) A reprográfia alkalmazása a könyvtári és dokumentációs munkában. Szöveggyűjtemény (Budapest, 1971.)