Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Festi Lászlóné-Csík Gergely: Modern irathordozók az iratkezelésben

PESTI LÁSZLÓN É - CSÍK GERGELY MODERN IRATHORDOZÓK AZ IRATKEZELÉSBEN 1. A mikromásolatok a) A mikrofilm A levéltár egyik legfontosabb feladata a kezelésében lévő anyag védelme, megóvása, konzerválása. Az anyag megóvása és az anyag biztonsága fokozásának új eszköze jelentkezett századunk 20-as éveiben: a mikrofilm, illetve az iratok mikrofilmezése. A mikrofilmet Dagron francia fényképész találta fel a múlt században és először Párizs 1870. évi ostrománál alkalmazták, amikor mikrofilmen postagalambokkal sokezer üzenetet küldtek be a védőkhöz, akik ezeket falra vetítve elolvasták. Természetesen az első film úgy viszonylik a most használt mikrofilmekhez, mint az ősember a maihoz. Kereken fél évszázad kellett ahhoz a fejlődéshez, hogy a levéltári szolgálatra alkalmas felvevő készülékeket, filmeket elő tudják állítani. A ma alkalmazott modern gépekkel óránként - megfelelően előkészített anyagból — már 800-1000 felvételt is el lehet készíteni. A biztonsági mikrofilmezés bevezetése a levéltárakban őrzött anyagoknál több szempontból is indokolt. Ha az eredeti anyagról mikrofilmet készítünk elértük azt, hogy már két példányban van meg az irat, tehát biztonságát 100%-kal fokoztuk. Továbbá, ha betartjuk azt az alapvető szabályt, hogy a biztonsági filmet nem az eredeti iratokkal egy épületben őrizzük, újabb lépést tettünk a most már két példányban lévő eredeti forrásanyag védelmére. Tudatában kell lenni annak, hogy hiába teszünk bármiféle elővigyázatossági intézkedéseket — gondolunk itt a tűzbiztonsági rendszabályokra és más, a különböző károsodásokat kivédő rendszabályokra, amíg az iratok csak egy példányban vannak meg, már önmagában ez a körülmény is nem kis veszedelmet rejt magában. A biztonsági filmezést indokolttá tette az a tény is, hogy az iratok és a kötetek a használat folytán vagy egyéb okokból erősen megrongálódtak. A további károsodás megelőzésére ebben az állapotban is filmre kell venni, mert a film még használható lesz az eredeti anyag további rongálódása esetén is. Az újkori anyagoknál a papír és a tinta rossz minősége is hozzájárul az iratok és az írás gyorsuló megsemmisüléséhez. Ezt kívánjuk megakadályozni és megelőzni a mikrofilmezéssel, amely jelen ismereteink szerint messzemenő módon konzerválja és pótolja az iratokat. Szeretnénk felhívni a figyelmet arra is, hogy a filmet mindenfajta kutatásra az eredeti irattal teljesen azonos mértékben és módon lehet felhasználni, továbbá tetszés szerinti másolat is készíthető, mindig a szükségletnek és a biztonsági igényeknek megfelelően. A mikrofilm — amelynek esetében az iratok oldalairól folyamatos sorrendben, filmtekercsre készül a másolat — hosszú életű. Anyaga ecetsavas cellulózé, mely megfelelő tárolás mellett évszázadokig eláll. A filmanyag tárolására legmegfelelőbb feltételekről a vélemények bár némileg különböznek egymástól, abban mégis egyetértenek, hogy a magas hőmérséklet valamint a túl magas vagy szélsőségesen alacsony relatív levegőnedvesség káros. A megfelelő filmtárolásra a legjobb klimatikus feltételek a 15—20 C° hőmérséklet és a 30-40% relatív levegő nedvesség. A filmeket tehát hidegen és szárazon kell őrizni. A nedves, a szellőztetés lehetősége nélküli helyiségek teljesen alkalmatlanok a filmtárolásra. A gyakorlatban a száraz, kényelmesen szellőztethető és télen fűthető helyiségek a tartós filmtárolásra jól beváltak. A megőrzési eszközöknek — filmszekrényeknek, dobozoknak — kémiailag stabilnak, savaktól és peroxidoktól mentesnek kell lenniök. Ezek a szerek a film instabilitásának okai lehetnek és kihathatnak annak szétrongálódására. Az őrzési eszközök a filmfelszint mechanikusan nem sérthetik meg és természetesen a filmtekercseknek pormentesnek kell lenniök. A mikrofilm — olyan érzékeny eszköz mint a papír, — ha előhívása és tartósítása felületesen történik rongálódásnak van kitéve. Ma már ismerjük a mikroszkopikus foltok veszélyét^ugyanis, a megengedettnél magasabb relatív levegőnedvesség penészgombát idéz elő. Egy egész mikrofilmkocka vagy tekercs is igen gyorsan elpusztulhat egyetlen kis penészfolttól, amely hasonló nagyságban például még semmiféle kihatással nincs az eredeti irat