Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

E veszélyek kiküszöbölése szempontjából elsőrendű fontosságú tényező az irattár megfelelő elhelyezése és felszerelése. Ezen túl törekedni kell, hogy az irattárak ne legyenek átjáróházak és ajtajaikról nem hiányozhatnak a biztonsági zárak sem. El kell érni, hogy az irattár kulcsai az irattárosnál legyenek és tudta nélkül senki se léphessen be az irattárba. Valahányszor illetéktelen személyek hozzájutottak értékes iratanyaghoz, az mindig valamilyen káros következménnyel járt. Gondoljunk csak pl. a személyzeti vagy jogszolgáltatási iratokban található számtalan információra, melyek nyilvánosságra kerülése nemcsak ügyviteli, hanem személyiséghez fűződő jogokat sérthet. A titkos iratokra külön szabályzat érvényes, de igen sok irattárban őriznek ún. visszaminősített titkos iratokat, melyek igen fontos adatanyagot tartalmaznak. Az ilytípusú iratokat az egyéb iratoktól elkülönítve, esetleg páncélszekrényekben kell őrizni. Nagyobb vállalatok, bankok esetében nem ritkák a nagyméretű páncéltermek, melyekben a legértékesebb termelési, műszaki és nyereségadatokat tartalmazó titkos iratokat őrzik. Az irattárakban történő visszakeresés, kutatás és iratkiadás ugyancsak nagy felelősséggel járó munka. Az alapvető, természetes követelmény, hogy iratokat csak az illetékes engedélyező utasítására lehet bárkinek kiadni. Nagy figyelmet kell fordítani arra is, hogy olyan irat, amely köz- vagy személyi érdekeket sérthető adatokat tartalmaz, ne kerüljön illetéktelen személyek kezébe. Az irattáros által kiadott iratokat ügyiratonként vagy őrzési egységenként újrakezdve le kell számozni ceruzával, esetenként laponként lepecsételni az irattári bélyegzővel. A kiadásról minden esetben és valamennyi iratról jegyzéket kell készíteni és az átvevővel aláíratni, igazolásként az anyag kiadására. Az iratokat visszaérkezésüket követően ellenőrizni kell az esetleges hiány, a pecsétek rongálódása miatt és hogy nem történt-e lap- vagy iratcsere. Az esetleges hiányt, vagy a kikölcsönzési határidő be nem tartását az illetékes vezetőnek írásban, másolattal kell jelenteni. Az irattáros napi munkája során rendszeresen végez szereléseket, csatolásokat és kiad az előadóknak rövid betekintésre iratokat. E ténykedéseknél alapvető fontosságú a különböző munkáknak az iratokon és a segédkönyvekben történő rögzítése. Ugyanilyen fontos teendő az is, hogy a kiemelt iratdobozok vagy egyes iratok helyére őrjegyet tegyünk, melyen a kiadott anyag megnevezését, az átvevő nevét, esetleg az engedélyszámot és a kiemelés napját kell feltüntetnünk. Ha a betekintésre, vagy más célból ki-, illetve kölcsönadott anyag határidőre nem érkezik vissza az irattárba, úgy sürgetni kell a visszaadást, nehogy elkallódjanak az iratok. Kiállítási célokra eredeti iratokat felhasználni nem szabad, kivéve, ha a megfelelő kiállítási őrzési feltételek biztosítottak. Napjainkban már oly tökéletes fotó- vagy xerox másolatok készíthetők, hogy kisebb kiállítások esetében az így többszörözött anyag bemutatásával is kellő hatás érhető el. Ha mégis eredeti anyagot adunk ki, gondoskodjunk előzetes fotózásáról vagy másjellegű többszörözéséről. Különösen sok irat kallódik el átszervezések, egybeolvadások alkalmával. Ilyen esetekben fennáll a tudatos pusztítás lehetősége is, de az is gyakran előfordul, hogy a jogelőd vagy beolvasztott szervek iratai az irattárban visszavonhatatlanul összekeverednek a jogutód anyagával. Ezért fektessünk súlyt arra, hogy még az iratmozgatás előtt minden dobozt (köteget) jó szorosan átkössünk, betűjellel és sorszámmal lássunk el. A fogadó irattárban már előzetesen elegendő férőhelyet kell biztosítani és a beszállított iratokat a közös tárolás folyamán az eredetileg már ottlévő anyagtól elkülönítve kell őrizni. Vigyázni kell arra is, hogy költözés folyamán a már rendezett iratok ne keveredjenek össze. Célszerű e munkához is szakvállalat igénybevétele, amely nagy tapasztalatok és szakemberek közreműködésével az anyagot polctól polcig szállítja anélkül, hogy az iratok rendje felborulna. A levéltár iratvédelmi munkájáról A levéltár iratvédelmi tevékenysége két nagy területre terjed ki. Egyrészt a kedvező őrzési feltételeknek a megteremtése, amit a szaknyelv az iratanyag konzerválásának, vagy megelőző jellegű iratvédelemnek nevezett el, másrészt a már károsodott anyag megmentésének vagy helyrehozásának munkálataira, azaz az iratok restaurálására. A papírgyártás és az ügyvitel befolyásolása A levéltári anyag lehetséges legnagyobb tartósságának elérése érdekében igen fontos a papírqvártás és az ügyintéző szervek befolyásolása azon célból, hogy a hosszú ideig őrzendő, fontos dokumentumo-