Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

tatható. Ha az irattárat porszívózzuk, akkor a legcélszerűbb a kárpit portalanítására alkalmas legkisebb szájú szívócsövet felszerelnünk és a maximális hatásfokot beállítanunk. Ha az iratanyagot tisztítjuk, akkor hatásfokra állítva a kefevégű szívócsövet kell alkalmaznunk s óvatosan, előre-hátra a papíron mozgatva kell a tisztítást elvégeznünk. Rovarok ellen az irattár tisztántartásán kívül különféle rovarirtó poroknak az alkalmazásával védekezhetünk. A port sohase szórjuk az iratokra vagy az iratok közé, hanem az állványok tetejére, széleire, az ablakpárkányokra és a falak tövébe, azaz általában arra a területre, melyeket a rovarok mintegy közlekedő útvonalként használnak. Komolyabb mérvű rovarmozgások esetében külső szolgáltató vállalatokat kell segítségül hívnunk. Ilyenek a Bábolnai Állami Gazdaság rovarirtó részlege vagy a Fővárosi Takarító Vállalat rovar- és rágcsálómentesítő leányvállalata. Komolyan károsíthatják az iratokat az állati kártevők, a pockok, patkányok, egerek és más, az iratanyagban letelepült állatok. Ezek ellen a helybéli védekezés lehetőségei elég korlátozottak s célszerű az előbb említett szolgáltatás megrendelése. A szakszerűen végzett helyi rovar- és rágcsálóirtás minden esetben megnyugtató eredményeket hoz. Az iratokat fenyegető fizikai veszélyek közül a tűz és a víz a legnagyobbak. Az ellenük való védekezés fontosságáról már az előzőkben volt szó. Itt most csak annyit kell kiegészítésképpen megemlíteni, hogy mi az irattáros feladata a vízcsőrepedés vagy tűzoltást követően megmaradt, erősen átnedvesedett iratokkal kapcsolatban. Az eljárás ez esetekben hasonló jellegű mint a nedves helyiségben tárolt iratok kármentesítése tekintetében, a különbség annyi, hogy itt az átázás mértéke nagyobb s ennek következtében a védekezésnek is intenzívebbnek kell lennie. Mindenképpen gyors és radikális beavatkozásra van szükség, amelynek megkezdése előtt célszerű az illetékes levéltár szakmai segítségét kikérni. Az iratok fokozottabb biztonságát szolgálja az utóbbi években mindinkább elterjedt mikrofilmezés, amely lehetővé teszi — a korszerű másolási módozatok mellett — ezek többszörözését. Igy növelhető az eredeti példányok megmaradási esélye. Tudjuk, hogy az iratok a használat következtében folyamatosan romlanak, kopnak, piszkolódnak, elkallódnak. A használat okozta károsodást még a legmesszebbmenő gondosság esetén sem lehet elkerülni. Különösen áll ez a megállapítás napjaink irataira, melyek a papíranyag valamint az írógépfestékek gyenge minősége következtében sokkal sérülékenyebbek mint a régebbi korszakokból ránkmaradt iratanyag. Ha a takarékosság ezen a területen továbbra is oda vezet, hogy a gazdasági részlegek a leggyengébb minőségű ügyintézési anyagokat szerzik be, akkor fennáll a veszély, hogy a mostani iratok hamarább elpusztulnak, mint az évszázados papírok, minden külső károkozás nélkül, pusztán gyatra mivoltuk miatt. Az a törekvés, amelyet a finn, szovjet és egyes trópusi országok levéltárosai kezdeményeztek, hogy a fontos ügyek intézése jobb anyagú papíron történjék — a kezdeti eredmények után - visszaesett s nem lett általánossá. Részletesen itt nem érintve a mikrofilmezés témakörét, miután egyes szerveknél kísérletek történtek a filmen történő ügykezelés bevezetésére, annyit szükséges megemlíteni, hogy a többéves tapasztalati anyag alapján egyedül a kiemelkedő fontosságú iratok mikrofilmezése mutatkozott praktikusnak a használati károsodás és a biztonságos megőrzés szempontjából. A mikrofilmezés önmagában igen költséges tevékenység: egyedül a nélkülözhetetlen gépek és helyiségek költsége többmillió devizaforintot tesz ki. Ezenkívül szükséges a kellő képzettségű apparátus, a folyamatos szerviz, alkatrészutánpótlás, importanyag beszerzés stb. Ma egy filmkocka önköltsége meghaladja az 5,—Ft-ot. A filmezés önmagában igen munkaigényes folyamat, mely magába foglalja a filmezés-előkészítést, a technológiai és ellenőrzési feladatokat, az új segédletek elkészítését — különben hogyan lehetne visszakeresni az éppen szükséges filmkockát — és a filmanyag leolvasásához, másolásához és őrzéséhez elengedhetetlen speciális eszközöket és feltételeket. Ma már, a kinyomtatóval egybekapcsolt számítógépek elterjedésének időszakában, általánossá vált a felismerés, hogy nagyságrendekkel olcsóbb az eredeti anyag őrzését biztosító raktárak építése, mint a drága és munkaerőigényes filmezés bevezetése. Ugyancsak nincs megoldva a könnyen hamisítható filmanyag jogi hitelességének problémája sem. Ma a hatóságok filmkópiát csak akkor fogadnak el, ha azok hitelességét illetékes szerv, pl. közjegyző, igazolja. Ha nincs eredeti példány, miről lehet igazolni az igen könnyen hamisítható film hitelességét? Az iratokat fenyegető ún. erkölcsi veszélyekről Az iratanyagot fenyegető erkölcsi veszélyek közé sorolható az iratlopás, a hamisítás, a titkosság megsértése, az elkallódás veszélye stb.