Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

illesztve kell kialakítani. Az állványsorok közötti folyosó szélessége legkevesebb 80 centiméter lehet. Az egyes polcok közötti magasságnál szintén a 40—50 centiméteres méretek a jók. Ha ezeket a méreteket betartjuk, úgy az iratok könnyű kezelésének feltételei adottnak tekinthetők. Az állványok anyaga lehet vasból, acélból vagy fából. Hazánkban többnyire faállványzat található az irattárakban. Ez az állványanyag nem megfelelő, mert igen tűzveszélyes, idővel az iratok súlya alatt meghajlik és hasonlóan a fapadozathoz, fészke az állati és növényi károkozóknak. Nem kívánom külön kihangsúlyozni a faanyag bizonyos alkalmatlanságát a kezelés szempontjából. A külföldi és hazai tapasztalatok a Dexion Salgó rendszerű állványzat praktikusságát az elmúlt évtizedekben erősen aláhúzták. Ma már hazánkban is gyártják e korszerű s a kívánt méretekben, elemekből kialakítható acéllemez állványzatot a Salgótarjáni Kohászati Üzemek Az állványterveket díjmentesen elkészíti az Anyagmozgatási és Csomagolási Iroda Budapesten, t korszerű fémállványokon, melyek többféle méretezésben készülnek, a polcmagasság az iratok formája, mérete által meakívánt módon állítható be. A háttal egymásnak állított állványokat nem szükséges egymástól teljesen elszigetelni. Ezzel ellentétben viszont, ha fal mellé szereltetünk fel állványokat, mindig ügyeljünk a légmozgás lehetőségének biztosításéra s az állványok hátát a faltól — acél, vagy műanyag lemezekkel — választassuk el. Az iratanyag kezeléséhez, mozgatásához elengedhetetlenek a kisméretű, speciális raktárkocsik, létrák, raktári kezelő asztalok, amelyek már többféle méretben és nagyságban kaphatók a kereskedelemben, pl. a MÜART-nál. Irattárak tűzvédelme E kérdéskör tárgyalásánál abból a tényből kell kiindulnunk, hogy egy irattár, levéltár leégése — ellentétben más objektumokkal, anyagokkal, melyek viszonylag könnyen pótolhatók — csak egyszer történhet meg: az elpusztult iratokat soha nem lehet pótolni vagy mással helyettesíteni. Éppen ezért e témára különös gondot kell fordítani az iratraktárakban. Az irattári helyiség belső berendezésénél így elengedhetetlenek a tűzoltáshoz szükséges anyagok és készülékek, természetesen kellő mennyiségben és üzemképes állapotban. Minden helyiségben célszerű telepíteni egy-egy láda oltásra alkalmas homokot, elegendő lapáttal s más tűzcsapókkal. Igen fontos használható poroltókészülékek elhelyezése, a megközelítő és menekülő útvonalak kijelölése és jelzése. Figyelni kell a poroltók szavatossági idejének lejártára és a felújítás időben történő elvégeztetésére. Oltóvíz telepítése nem előnyös, mert a papírtűz oltására a víz nem a legjobb eszköz. Por- és habanyagok alkalmazása inkább lehet eredményes, mégis indokolt az irattár közelében tűzcsapokat és tömlőket telepíteni, mintegy a tűzoltási eszközök kiegészítésére. Itt említem meg, hogy ma már többféle változatban is kaphatók automatikus füst- és hőjelző készülékek, amelyek a különböző ügyeleti helyekre bekapcsolva, lehetővé teszik az időbeni tűzvédelmi munkát. Az irattárak megvilágítása A raktárak megvilágítására a megfelelő védőbúrákkal ellátott elektromos világító testek a legmegfelelőbbek. Sok helyen elmulasztják a villamos világítással kapcsolatos védőintézkedések megtételét. Gyakran látható szabadon a falra szerelt villanyvezeték, búra nélküli villanykörte, egyszerű, nem biztonsági áramcsatlakozó, esetenként hiányzik a központi áramtalanító berendezés, a fémállványokon a védőföldelés, gyakran látható az iratok között hagyott hordozható kézilámpa stb. Mindezen hiányos^, ságok, felületességek komoly veszélyforrásokat jelentenek. Az irattáros feladata a fenti negatívumok kiküszöbölésén túl az is, hogy megakadályozza a raktárakban történő dohányzást és más jellegű nyílt láng használatát. Ha ez utóbbi elkerülhetetlen, akkor az állandó felügyelet megszervezése elkerülhetetlen. Ez esetekben is különösen fontos a tűz- és balesetvédelmi szabályok szigorú betartásának biztosítása. Irattárolást módozatok Az iratok tárolási módjának kérdésére rátérve már elöljáróban meg kell említeni, hogy e területen a legkülönbözőbb előfordulási módozatokat és változatokat észlelhetjük. Egyes irattárakban találhatunk