Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

iratokat ládákban, faszekrények fiókjaiban, egyedi készítésű dobozokban, iratcsomókban, tékákban, kötegekben, mappákban, zsákokban, vas- és páncélszekrényekben elhelyezve, terv- és térképtartó lemezszekrényekben védőborítókba illesztve, befűzős dossziékban speciális szekrényekbe felaggatva, de nem ritka a hengeralakú tokokban vagy kötetekbe kötött-fűzött irattárolási mód sem. összességükben e változatos tárolási módozatokról az állapítható meg, hogy lényegében nem oldják meg az iratanyag biztonságos őrzésének és könnyű kezelésének feladatát. Ugyancsak nem biztosítják a kezeléssel és használattal járó kényszerű rongálódás lehető legkisebb mértékre való szorítását. Az iratok irattári tárolásánál általában arra kell törekedni, hogy az iratokat eredeti alakjukbanformájukban és nem hajtogatva vagy göngyölítve helyezzük el az irattári állványokon. Az újabbkori papíranyag annyira silány, különösen gondolva itt most a negyed-ötöd példányokban az irattárakba kerülő másolatok minőségére, hogy a hajtogatással együttjáró kezelés és tárolás az iratok fokozottabb rongálódását váltja ki. Arra kell törekedni, hogy az ilyesfajta iratkezelést lehetőleg mindenütt szüntessék meg. Többnyire az irattáros feladata az irattárba beérkező anyag közös védő-, vagy borítóívbe helyezése, az irat ügyviteli-intézési útja során hozzácsapódott, nem odatartozó más anyagfélék, mint pl. az összefogó zsinegek (kantárok), fémből készült iratkapcsolók, tűk kiemelése, mintegy az iratok megtisztítási munkafeladataként. Praktikus tárolási módozatként elsősorban a hullámpapírból készült irattároló doboz jöhet számításba, melyet különböző — kívánat szerinti méretben — a Papíripari Vállalat gyárt le illetve raktárról szállít. A hullámpapírból készült irattároló doboz azon túl, hogy bizonyos védelmet nyújt az iratanyagnak a légszennyeződés, elpiszkolódás ellen, egyben ideális őrzési-kezelési-iratmozgatási feltételeket biztosít. Az egynemű iratok valamilyen rendben való dobozba-helyezése, kapcsolatban a dobozok sorszámozásával és jegyzékbe vételével, feltüntetve a jegyzéken a kérdéses állványok számát is, könynyen visszakereshető irattári rendszer kialakítását teszi lehetővé. S miután egy dobozba maximum 5—8 kg iratanyag helyezhető el, könnyen mozgathatóvá válik az egész irattár is. Ügyirat-rendszerű iratkezelésű intézményeknél néhány évvel ezelőtt még igen gyakori irattárolási egység volt a kartonfedőlemezek közé helyezett iratköteg, melyet heveder szorított össze. Ezt az őrzési-tárolási egységet iratcsomónak nevezik (a levéltárak raktáraiban ez a tárolási mód volt rendszeresítve). Az iratcsomó a legigénytelenebb őrzési egység volt. Általában úgy méretezték, hogy a fából, vagy keménykartonból készített fedőlemezek valamivel nagyobbak voltak mint a közöttük található, szám- vagy tárgyi rendszerben csoportosított iratok, aminek az volt a célja, hogy egyrészt az összefogó heveder ne roncsolja az iratokat, másrészt az élére felállított iratcsomó ne az iratokon, hanem a fedőlemezeken álljon. Az iratcsomókat az állványokon felállítva helyezték el. Az előzőkben arról volt szó, hogy az állványokon lévő polcok mélysége az 50 cm-t ne haladja meg. E mélységű polcon a legkedvezőbben három iratcsomó volt egymás mögé sorban felállítható, tehát egy csomó maximálisan 16,5 cm vastag lehetett. A Magyar Országos Levéltárban egy méteres hosszúságú, 50 cm mélységű és egymástól 40 cm távolságban kialakított polcon 9 iratcsomót helyeztek el. Az így kialakított rendszert mintacsomó rendszernek nevezték el, és az ott tárolt iratanyag mennyiségét 1 folyóméterként számították. (Napjainkban is ilymódon mérik az iratanyag mennyiségét.) Az iratcsomós tárolási rendszer ma már elavultnak tekinthető és valamennyi levéltár, a rendelkezésre álló pénzkerettől függően, folyamatosan kihajtogatja és dobozolja iratait, cseréli ki tapolcait, térképeit és tervrajzait pedig speciális acéllemez tárolókban helyezi el. Itt kell szót ejteni az utóbbi időkben elterjedt különféle műanyagból készült irattároló eszközökről, mint dossziékról, dobozokról, tékákról stb. Sajnos, bár ezek tetszetősek, könnyen kezelhetők s talán nem is túl költséges a beszerzésük, néhány évi tárolás után szemmel láthatók negatív tulajdonságaik: eltöredeznek, megnyúlnak, összeragadnak stb. Ezért ma még nyugodt lélekkel nem ajánlható a műanyagok irattári felhasználása. Tehát, ha műanyag dossziés stb. anyag érkezik az irattárba, ugyanúgy ki kell emelnünk, mint a gemkapcsokat, zsinegeket stb., mert komoly károsodást okozhatnak. A bekötött formában, kötetekben történő tárolás elsősorban azoknál az iratféleségeknél jöhet számításba, melyek keletkezésük során is már ezt a formát vették fel. Ilyenek pl. az iratokhoz készülő segédkönyveken (iktató-, mutató- és számsorkönyvek) kívül az összegyűjtött és egybefűzött különféle jegyzőkönyvek, továbbá a kisalakú, tömegesen készülő s bizonyos ideig feltétlenül megőrzendő különböző bizonylatok. Általában arra az álláspontra kell helyezkednünk az iratok célszerű tárolási módjának kiválasztásánál, hogy a normál, fél ív alakú (gépírópapír nagyságú, A/4-es méretű) formátumoktól eltérő nagyvagy különleges formátumú, anyagú — iratok, mellékletek elhelyezésekor mindig azok sajátosságainak