Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-Festi Lászlóné: Iratvédelem az irattárban és a levéltárban

szerető iratkezelőkön kívül aligha lehetne valakit beállítani. E helyiségek többnyire sötétek, nedvesek, levegőtlenek és dohosak, pedig az iratoknak éppúgy szükségük van jó és tiszta levegőre mint az embereknek, s kedvezőtlen körülmények közötti tárolásuk megrövidíti élettartamukat. Még jó, ha az itt munkát végzőknek nem kell irataik mellett tartózkodniuk teljes napi munkaidejükben. Az irattár létesítésének követelményeiről Tekintsük át a következőkben azokat az alapvető feltételeket, melyek az iratőrző helyiségek kialakításánál alapvetőnek tekinthetők. A szabatos megfogalmazás szerint egy iratőrző helyiség akkor felel meg céljának, akkor elfogadható rendeltetése szempontjából, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető (szellőztethető), ha benne tűz nem keletkezhet, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolásoktól védett. Igen fontos, hogy födémzete megfelelő teherbírású legyen, mert az iratanyag igen súlyos. Egy négyzetméterre — kb. 2 méteres állványokkal berendezett térségben — 8—10 mázsa súly nehezedik, ami az átlagos épületek födémteherbírásával szemben három-négyszeres többlet-terhelést jelent. Vannak másfajta paraméterek is, amelyek iránymutatóak az irattároló helyiségek minősítésénél. Igy pl. a levegő nedvességtartalma nem lehet 45-65%-osnál sem nagyobb sem kisebb; a belső hőmérséklet szempontjából az állandó 16-20 C° közötti állapot a legjobb; a levegő szénmonoxid tartalma nem haladhatja meg a 0,03%-ot. E méréseket részben az irattáros maga is elvégezheti s a későbbiekben folyamatosan ellenőrizheti a kereskedelmi forgalomban (OFOTÉRT) megvásárolható műszerekkel, de a körzeti hatósági egészségügyi szervezettel (KÖJÁL) is elvégeztetheti. Úgy gondolom nem lenne itt célszerű azokról a követelményekről részletes eszmefuttatásokat kifejteni, amelyek új, irattárolásra alkalmas épületek és raktárak felépítésével kapcsolatosak — e vonatkozásban érdemes az illetékes levéltár szakvéleményét kikérni — hanem inkább arra térnék rá, hogy ha jelen tanfolyam hallgatóinak módja nyílik már meglévő épületekben iratmegőrző helyiséget választani, vagy a meglévő irattár átépítésére, felújítására beruházási keretet szerezni, akkor mire legyenek figyelemmel. Először is a helyiség falait vizsgálják meg, mert ha azok nedvesek, akkor az már irattár céljára nem megfelelő. Ha pincézett vagy emeleti helyiségről van szó, akkor a teherbírást statikusi vizsgálat alapján kell megállapíttatni, nehogy egy idő múltán a falakon és a födémzeten megjelenő repedések miatt sürgős költözést kelljen programba állítani. A padlózatnak cementből vagy tűzálló műanyag burkolatból kell lennie, mert ezek az anyagfélék tűzzel és nedvességgel szemben közömbösek, tisztántartásuk egyszerű. A fapadlózat általában nem jó, mert a nedvességet beszívja, az iratokat is átnedvesíti és egyben táplálja, fészke a növényi és állati károkozóknak. A helyiség ablak- és ajtóbeosztásának biztosítania kell nemcsak a természetes megvilágítás lehetőségét, hanem a szellőzést és a tűző napfénytől való oltalmat is. Meg kell vizsgálni, van-e lehetőség az ajtókra és ablakokra vastáblák, lemezek felszerelésére, mert ezek nemcsak az erőszakos külső behatások ellen, hanem tűz és erős napfény ellen is védelmet nyújtanak. Végül, de nem utolsó sorban lehetőleg gondosan kerülni kell a vízcsövekkel, csatorna-, elektromosés fűtésvezetékekkel való „társbérletet", mert ezek repedése és más időszakos, de mindig váratlan meghibásodása már igen sok esetben komoly károkat okozott az irattárakban. Az irattárak belső berendezése Az iratőrző helyiségek belső kialakításának kérdéseire rátérve elsősorban a teljes térkihasználás lehetőségének biztosítását kell szem előtt tartanunk. Itt nemcsak arra kell gondolnunk, hogy a nagyméretű irattermelés miatt kell a minél nagyobb befogadóképességet biztosítani, hanem arra is, hogy az anyagi körülmények szűkössége miatt általában nem igen nyílik újabb lehetőség bővítésre és terjeszkedésre. A tapasztalat azt mutatja, hogy az iratok elhelyezésére a nyitott, stabilan telepített állványok a legmegfelelőbbek. Az üres helyiségek beállványozásánál arra kell figyelemmel lennünk, hogy az állványokat az ablakokra merőlegesen, folyosószerűen építsék fel. Az állványsorok magassága a 2,5 métert, mélységük pedig a 40—50 centimétert ne haladja meg. Az állványokat kettősen, háttal egymáshoz