Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Szekeres József-dr. Ujlaki Péter: A levéltárak kialakulása és tevékenysége, a levéltár és irattár kapcsolata

A könyvtárak eredete szintén a görög—római kultúra messzi évszázadaira nyúlik vissza. A könyvtárak kézirattárakként kezdték pályafutásukat. Feladatuk a szellemi alkotó tevékenység során keletkezett írástermékek: kéziratok, kódexek, majd a nyomtatott kéziratok, a könyvek, később a tömeges jellegű nyomtatott szövegek, pl. a sajtótermékek megőrzése és a tudományos kutatók, a tanulnivágyó fiatalok s más érdeklődők rendelkezésére bocsájtása. A felsoroltakból tehát kitűnik, hogy a múzeumok és könyvtárak elsősorban kulturális, művelődési és képzési jellegű és célkitűzésű intézményekként keletkeztek, fejlődtek és működnek napjainkban is. A levéltárak ezzel szemben főként és elsődlegesen az egyedinek tekinthető írásos - majd beleértve a korszerű egyéb eljárásokkal készült — igazgatási ügyvitel során készült iratok (dokumentumok) őrzésére hivatottak. A levéltárak már kezdeteiktől hatalmi, állami és igazgatási-jogszolgáltatási kötődésűek voltak, majd később, főként a XIX. sz. első felétől számíthatóan közösségi és társadalmi jellegűekké is váltak. Legfontosabb célfeladatuk az, hogy a közösségi tevékenységek bizonyító erejű, hiteles dokumentációit megőrizzék, ami egyben távolabbi értelemben politikai célzatot is magában foglal. A levéltár tehát más és több is, mint a művelődési jellegű múzeumi és könyvtári intézményhálózat. A történések dokumentálásának célzata, az össztársadalmi tevékenységet tükröző egyedi jellegű irat(dokumentum) anyag a kormányzati, igazgatási vagy gazdasági tevékenység bizonylataiként történő őrzésének funkciója feltételezi és egyúttal fenn is tartja a folyamatos kötődést az eredeti (egykori) igazgatási, hatásköri stb. összefüggésekkel, ténykedésekkel. A levéltár szerves kötődése egy-egy hatalmi struktúrához, szervhez, hivatalhoz vagy intézményhez, megváltozhatatlanná, sajátossá képezi arculatát, meghatározza egyedi jellegét. A levéltárak mindenkor beleilleszkedtek a korabeli állami-társadalmi illetékességi-igazgatási, stb. rendszerbe, sőt bizonyos értelemben politikai jelleget is nyertek. E sajátosságuk révén élesen elhatárolódtak és elkülönültek a múzeumok és könyvtárak messzemenő esetlegességétől. A levéltár valamilyen irányítási-igazgatási funkciót gyakorló szervezet mellett törvényszerűen létrejött, míg a múzeumok és könyvtárak létesítése eseti jellegű volt. Megkülönbözteti a levéltárakat az egyéb közművelődési intézményektől az a jellegbeli fejlődés is, ami különösen a legutóbbi évtizedekben a tudományos-technikai forradalom és a mindinkább demokratizálódó társadalmi fejlődés viszonylatai között következett be. A mindinkább gyorsuló fejlődésiátalakulási folyamatok közepette a levéltárak fejlődése úgy alakult, hogy a kezdetben domináló jellegű jogi—igazgatási—gazdasági vonatkozású dokumentumőrzési funkció az állami élet demokratikus fejlődésével párhuzamosan, a levéltárakat egyre inkább a közösségi élet egészének dokumentációs intézményeivé formálja a mindennapi élet és igények egyre sürgetőbb módján és igényével. A kibővült dokumentációs feladatkör egyben újtípusú forrásanyagok gyűjtését is magával hozta: ma már az írásos forrásanyagok gyűjtésén kívül a levéltárak átveszik a dokumentum jellegű kép-, film- és hangszalag anyagokat, a lyukkártyás és számítógépes mágnesszalagokat is. Nem lehet elzárkózni a kispéldányszámú s fontos belső nyomtatványok és közéleti személyiségek irat-hagyatékainak gyűjtése elől sem. Levéltár és történettudomány A levéltárban tehát a régmúlt koroktól egészen napjainkig terjedően keletkezett forrásértékű iratokat, okleveleket, térképeket, tervrajzokat őriznek, amelyeket évente néhányszáz kutató használ. A levéltári munkálkodás eredménye — az ott őrzött dokumentumanyag zártabb jellegénél fogva — nem elsősorban közvetlenül, hanem közvetett módon, a kutatók szorgos tevékenységének útján keresztül valósul meg a társadalom szükségleteinek kielégítésére, és emiatt a szélesebb közvélemény előtt csak kevéssé ismert. Mégis, a levéltári forrásanyagok nélkül, csupán a néma régészeti tárgyi emlékek vagy az elfogultnak bizonyuló szerzők által papírra vetett krónikák nyomán, a történelmi fejlődés-folyamatról csak kevésbé hiteles kép lenne felvázolható a későbbi korok érdeklődői előtt. Az idők múlásával együtt változik az elmúlt korszakok megítélése is, így könnyen előfordulhat, hogy a hitelesség jegyeit tartalmazó levéltári forrásanyagok „vallomása" vagy „vallatása" nélkül oly történelmi kép alakulna ki népünk, nemzetünk vagy kisebb közösségünk, jelen esetben fővárosunk régvolt életéről, amely csak részben, vagy esetleg tudatosan elferdítve tükrözi a valóságot. (Erre sajnos nem egy példa található éppen a legközelebbi múltunk időszakából.) A torzulástól, a tudatos torzítástól óvnak meg bennünket a történelmi „tanúk", az egykorú eredeti dokumentumanyagok, amelyek tanulmányozása, feldolgozása útján