Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az iratok selejtezése és levéltári átadása

b)Az átadási—átvételi jegyzék elkészítése, az átadás lebonyolítása A bedobozolt és sorszámozott iratanyagról és segédkönyveiről 3 példányban jegyzéket kell készíteni (ebből két példány a levéltárat illeti meg), amely raktári egységenkent az egyes egységeknek adott sorszámoknak megfelelően sorolja fel az átadandó anyagokat, külön ügyelve arra is, hogy a jegyzékben az illető állagnál önálló egységként legyen feltüntetve az ügyviteli szempontból további őrzésre visszatartott valamint a hiányzó iratok jegyzéke (ezekből két-két példányt át kell adni a levéltárnak). A hiányzó iratok jegyzéke ezideig az illető anyag iktató könyvében volt őrizve (előző fejezet 1/d. pont). Mint már fentebb elmondottuk, mindkettőnek darabszintű, részletes jegyzéknek kell lennie. Az átadás—átvételi jegyzék fondonként, állagonként és az évkor megadásával a következőket tártai mázza: a raktári egység sorszámát (doboz, könyv); az iktatott iratoknál a raktári egységben lévő iratok évkorét és. iktatószám keretét (első és utolsó iktatószám); a csoportszámos rendszerben kezelt iratoknál az egységben található csoportszámokat és évkorokét; a tételszámos rendszerben keletkezett iratoknál az egységben levő tételek évkorét, számait, tételmegnevezését és iktatószám keretét; a nem iktatott, tárgyilag rendezett iratoknál az egységben levő iratok tárgyát és évkorét; az állag segédkönyveinek sorszámát, évkorét, megnevezését (iktatókönyv, tárgymutató, névmutató, idegenszámmutató), iktatószám keretét, névmutatónál alfabetikus keretét (pl. A-F); a hiányzó iratok jegyzékét; és az ügyviteli érdekből visszatartott iratok jegyzékét. Az iratátadás aktusáról jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek az átadás—átvételi jegyzék a mellékletét fogja képezni. Az átadás—átvételi jegyzőkönyv az iratanyag átadásának tényét rögzíti, az átadott iratanyag átfogó megnevezésével, további részletezés nélkül, hiszen azt a jegyzék megteszi. A jegyzőkönyv elkészítéséhez az alábbi formát javasoljuk (az adatok természetesen hely, idő, szerv vonatkozásában értelemszerűen változnak): , Átadó és átvételi jegyzőkönyv" Készült: 1983. szeptember 3-án Budapest Főváros Levéltárának hivatali helyiségében: A mai napon a Magyar Vagon- és Gépgyár Vörös Csillag Gépgyára beszállítja és további megőrzésre Budapest Főváros Levéltárának átadja a Hoffher — Schrantz Traktorgyár N. V. (később Vörös Csillag Traktorgyár) 1948-1963. évkörű, 1—30 raktári egység terjedelmű iratanyagát. K.m.f. átadó átvevő Kapják: Magyar Vagon és Gépgyár Vörös Csillag Gépgyár Budapest Főváros Levéltára Az-elkészített jegyzőkönyvet az átadó—átvevő pecsétjével hitelesíti. A jegyzőkönyvből és mellékleteiből'3 példányt kell átadni a levéltárnak, amelyből 1 példányt a levéltár záradékkal ellátva visszaad. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell azt is, ha az átadónak az iratanyag használatával kapcsolatban kikötései vannak, pl. kutatási korlátozás, szolgálati jellegű igazolások "kiadása, melyeket a szerv maga kíván ellenőrizni stb. Az iratanyagot a levéltár az iratképző szervvel történt megállapodás szerinti időpontban veszi át, az anyag beszállítását és annak költségeit az átadó köteles biztosítani. A levéltár azon a szinten felelős az átvett iratanyagért, amilyen szinten átvette. Az általában raktári egysegenként történik. Darabszinten csak akkor felel az iratokért, ha azt az átadó — az anyag különleges fontosságára való tekintettel — darabszinten jegyzékelve kívánja beszállítani. A levéltár a megszűnt szervek iratanyagát is csak rendezett állapotban veszi át. Ha van jogutód, a jogutód szerv minden tekintetben köteles a fent említettek szerint kezelni és átadni a gondjaira bízott iratanyagot, éppúgy mint a sajátját. Azokat az iratokat, amelyeket jogszabályi rendelkezés alapján azonnal levéltári őrizetbe kell adni (pl. törvények, törvényerejű rendeletek, címerhasználati rendeletek és címermásolatok, nagyjelentőségű vállalati szerződések) a levéltár nem a szokásos őrzési idő után és időszakonként, hanem azonnal átveszi, és külön kezelve őrzi.