Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az iratok selejtezése és levéltári átadása

c) A TÜK iratok átadásra történő előkészítése A TÜK iratok selejtezésénél az 1/e. pontban elmondottak szerint kell eljárni. A levéltár TÜK iratot legalább 15 év irattári őrzés után vesz át. Az átadásra kiválogatott, nem selejtezhető iratok közé kell sorolni a levéltár által korábban további őrzésre visszatartott iratanyagot is. A TÜK iratokat a nyílt iratokkal ellentétben nem tételenként kell rendezni, hanem keletkezési évük szerint és azon belül az iktatószámok emelkedő sorrendjében. A jogelődök elkülönítése, valamint a névváltozásoknak a dobozokon és a jegyzéken való feltüntetése itt is érvényes. A selejtezés, kiválogatás és rendezés munkálatai után az anyagot dobozokba kell helyezni a keletkezési évek, ezeken belül pedig az iktatószámok emelkedő sorrendjében. A dobozok feliratán a szerv neve alatt a „TÜK iratok" megjelölést kell alkalmazni. A felirat tehát tartalmazza, középen a szerv adott időszakában használt hivatalos nevét, alatta a „TÜK iratok" megjelölést,óa/ felső sarokban, a dobozon lévő anyag évkorét, a bal alsó sarokban a doboz sorszámát, a jobb alsó sarokban az iratok évenkénti iktatószámkeretét. A szerv neve fölött 5 cm széles üres sávot kell hagyni a levéltári nyilvántartás számára. A TÜK iratok dobozainak sorszámozása (a nyílt iratoktól elkülönítendő) mindig 1-től indul. Vonatkozik ez a jogelődökre is, tehát a TÜK-anyagon belül, amennyiben van jogelőd, úgy annak dobozait is 1-től újrakezdve sorszámozzuk. Az átadás—átvételi jegyzék a szerv nevét (esetleg a jogelődöt és ilyenkor a névváltozást is), az átadott iratanyag teljes évkorét, a„TÜK iratanyag" megjelölést, a dobozok sorszám szerinti, ígyenkénti jegyzékében a dobozok sorszámát, a dobozokban levő anyag évkorét, az egyes iratok iktatószámát, az egyes iratok tárgyát és az egyes iratok lapszámát (másolatokét is) kell, hogy tartalmazza. Az átadás—átvételi eljárás további mozzanatait a nyílt iratokéhoz hasonló módon kell lebonyolítani. d) Mikrofilmek és számítástechnikai adathordozók átadása A mikrofilmek átvételét a levéltár csak akkor tudja vállalni, ha a mikrofilmes rendszer leolvasó eszközeinek valamint az azok állagmegóvását szolgáló berendezéseinek birtokában van. A mikrofilmek átadás-átvételénél ugyanazok az elvek és módszerek alkalmazandók mint a természetes iratoknál. A raktári egység ebben az esetben a filmtekercs, -csík, -lap stb. A számítástechnikai adathordozók átvétele még nagyobb problémát jelent, őrzésükről egyelőre általában az iratképzőnek kell gondoskodnia.