Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az iratok selejtezése és levéltári átadása

viszonyt, de a névváltozást minden dobozon és segédleten (átadás—átvételi jegyzék stb.) fel kell tüntetni pl. Hoffher — Schrantz Traktorgyár N.V. (1948-1951) később: Vörös Csillag Traktorgyár (1951-1963) Egyszerű névváltozás esetén természetesen az iratképző szerv teljes anyaga egységesen kezelendő. Az átadásra kerülő anyag rendezésén az iratanyag eredeti rendjének helyreállítását értjük. Az „eredeti rend" egy adott iratképző szervnek az átadandó iratanyag keletkezési évkörében érvényben lévő iratkezelési rendszerének és szervezeti felépítésének rendjét tükrözi. Ha pl. centralizált iktatásnál „állag nélküli fond" alakult ki, vagy decentralizált iktatásnál a szervezeti egységeknél működő iktatóhelyek következtében önálló részegységekre, „állagokra" bomlik az iratanyag, ennek megfelelően meg kell tartani vagy vissza kell állítani a megbomlott tételszámos, csoportszámos iratkezelés rendjét. Ezek szerint a sorszámosan iktatott nem tételszámos kezelési rendszerben keletkezett iratokat fondok, állagok szerint (ha vannak), a keletkezési évek sorrendjében és az iktatószámok folyamatos, emelkedő rendje szerint kell rendezni; a tételekbe besorolt iratok fondok, állagok szerint (ha vannak), a keletkezési évek és ezen belül az irattári tételek, majd a tételeken belül az iktatószámok (nem folyamatos) emelkedő sorrendje szerint rendezendők; A teljesen rendezetlen iratanyagot vagy irategyüttest, amelynek segédkönyvei is elvesztek és eredeti állapota nem deríthető ki, tárgy szerinti csoportokba kell rendezni és ennek megfelelően jegyzékeim. Amikor az egyes fondok és állagok (ha voltak) rendezése befejeződött, kezdődhet meg az iratanyag irattartó dobozokba való átrakása. (A hullámpapírból készült irattartó dobozok a Papíripari Vállalat Kereskedelmi Igazgatóságánál, Budapest, V., Alkotmány u. 4. rendelhetők meg.) Ajánlatosa dobozolási munkák megkezdése előtt a levéltár szakvéleményét kérni az anyag rendezettségéről, az ügyviteli érdekből visszatartott iratok jegyzékének pontosságáról. A dobozokban az iratokat a következő módon kell elhelyezni: a fraktúr (hosszirányban félbehajtott) formában tárolt iratokat a doboz hosszában, állítva, hajtásvonalukkal felfelé, az iktatószámok balról-jobbra haladó sorrendjében; a kiterített formában irattározott iratokat fektetve, az iktatószámok felülről lefelé haladó sorrendjében (az iratok érdekében lehetőleg ebben a formában történjen a dobozolás ne pedig fraktúrban). Az irattartó dobozokon fel kell tüntetni középen az iratokat létrehozó szerv nevét (akár a jogelődnek, akár a szervnek az adott időszakban érvényes, hivatalos elnevezését); a bal alsó sarokban a doboz (mint átadandó egység) sorszámát, amely (jogelőd megléte esetén) jogelődönként (önálló fondonként) 1-től újra kezdődik (egyszerű névváltozáskor /a dobozban lévő iratanyag keletkezésekor érvényes elnevezés felírása mellett/ a doboz sorszáma természetesen folyamatosan emelkedik és a számozás nem kezdődik újra); középen felül a szerv neve felett kb. 5 cm széles üres sávot kell szabadon hagyni, hogy ide a levéltár nyilvántartási száma kerülhessen; középen a szerv neve alatt az állag (a szervezeti egység) megnevezését (ha van); az állag megnevezése alatt az irattári tételek ill. az iktatószámok pontos jelzését ill. keretét; a bal felső sarokban a dobozban lévő iratanyag keletkezési évét vagy éveit. A dobozok feliratozásához is kérni kell a levéltár útmutatását és hozzájárulását, mivel az állagok, fondok, tétel- és csoportszámok, iktatószámok megléte vagy nemléte miatt a feliratok adatai változhatnak. Az iktató- és mutatókönyvek éppolyan egységként kezelendők, mint a dobozok, helyük mindig a saját iratanyaguk (állaguk) mellett van, ezért a bedobozolt iratanyag után, folyamatosan, sorszámmal kell ellátni segédkönyveiket is (a könyv gerinclapján) az évek emelkedő sorrendjében. A borító vignettáján fel kell tüntetni a szerv nevét, az állag- vagy irategyüttes megnevezését valamint az évkort. A sorszámozás ezután a következő állag dobozain folytatódik mivel 1-től újrakezdeni csak egy másik, önálló fondnál, esetenként állagnál kell. Egyszerű névváltozáskor folyamatosa sorszámozás.