Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az iratok selejtezése és levéltári átadása

zatot az eljárás jogszerűségéről, végül a selejtezés vezetőjének és végrehajtóinak aláírását a hitelesítéssel (bélyegzőlenyomat) együtt. A levéltár a selejtezést a helyszínen ellenőrzi és az ügyiratokat darabonként átvizsgálhatja. A selejtezési jegyzőkönyv megküldésére írásban válaszol, dönt a jegyzőkönyvben felsorolt iratok selejtezhetőségéről és átvételéről. A kiválogatott selejtezhető anyagot meg kell semmisíteni, amit úgy kell elvégezni, hogy az iratok tartalmát ne lehessen megállapítani. A nyilvántartásba vett TÜK irat felesleges példányait a TÜK (a minősítő rendelkezése alapján) folyamatosan megsemmisítheti. Ennek végrehajtását az irattári példányra (elosztó ívre),továbbá a nyilvántartó könyvbe be kell jegyezni, és ezt a TÜK dolgozó keltezéssel és aláírással igazolja. f) A mikrofilmre vett iratok, mikrofilmek és a számítástechnikai adathordozók selejtezése A mikrofilmre vett iratokat (a felvétel előhívása és az eredeti iratokkal való összehasonlítás után), a levéltár hozzájárulásának birtokában zúzdába lehet szállítani. A levéltárnak az elszállításra váró anyagokból jogában áll bármit kiemelni további megőrzésre. A mikrofilmek selejtezésére a felvett iratanyag őrzési ideje az irányadó: ha az iratra — amelyről a felvétel készült — vonatkozó irattári őrzési idő lejárt, a mikrofilm is selejtezhető. Ha egyes iratok a mikrofilmre vétel ellenére eredetiben is megmaradnak, ezt mind az irat mikrofilmfelvételén, mind az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések" rovatában jelezni kell. A számítástechnikai adathordozók adatainak törléséről és felülírásáról az iratkezelési szabályzat és az irattári terv rendelkezik. Az irattári tervben szereplő őrzési idő leteltével az adathordozók felülírhatók, és csak így, felülírva selejtezhetők. g) A selejtanyag értékesítése A kiselejtezett iratanyagot papírhulladékként értékesíteni lehet. Az értékesítésből befolyt összeg 40%-a a 45/1958. Korm. sz. rendelet értelmében a selejtezésben részt vett dolgozók jutalmazására fordítható. (TÜK iratok kizárólag zúzott állapotban értékesíthetők!) 2. A levéltári átadás Az 1969. évi 27. tvr. előírja, hogy az irattári anyagnak azt a részét, amely történeti értékű és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, az illetékes levéltárnak át kell adni és ott végleges őrzésre elhelyezni. A nem selejtezhető iratanyag átadásának feltételeit és kötelmeit a 30/1969. Korm. sz. rendelet határozza meg. a) A történeti értékű iratok levéltári átadásának előkészítése Ha olyan iratanyag átadását kell előkészíteni, amely még egyáltalán nem, vagy nem rendszeresen volt selejtezve, először a selejtezést kell végrehajtani a selejtezés szabályai szerint. Előfordulhat, hogy az iratképző szerv ügyviteli okokból a levéltári átadásra kötelezett iratok közül bizonyos anyagokat további őrzésre vissza kíván tartani. Ez esetben az ilyen iratokat az irattárban később elkülönítetten kell kezelni és róluk részletes, darabszintű jegyzéket kell készíteni. A visszatartott iratok jegyzéke tartalmazza az irat nyilvántartási (iktató) számát, az irattári tételszámot, az iratok tárgyát és keletkezési évét. A jegyzéket 3 példányban kell elkészíteni és ebből két példányt a levéltárnak átadni. Ha a levéltár a korábban végrehajtott selejtezések során további megőrzésre visszatartott bizonyos iratokat, azokat az átadásra előkészített iratanyagokhoz kell besorolni. A már ismertetett munkafázisok után az átadásra szánt és gondosan elkülönített iratokat rendezni kell, A levéltár ugyanis — a jogszabályok értelmében — csak megfelelően rendezett, dobozolt, segédletekkel ellátott iratanyagot vesz át, amelynek szállításáról az iratképző szerv köteles gondoskodni. Az esetleges jogelőd vagy a szervvel összevont iratképzők önálló működése során keletkezett iratanyagát külön kell válogatni, rendezni és kezelni, éppúgy, mint ahogy az esetleges letéti anyag önálló egységét és rendjét is meg kell tartani. A szerv nevének megváltoztatása nem jelent jogelőd-jogutód