Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

lenyomat, a keltezés, a feltüntetett és csatolt mellékletek darabszáma helyességének valamint az aláírási jogkörre vonatkozó előírások betartása szempontjából. Az esetleges felmerülő hiányokat az illetékes ügyintézővel pótoltatni kell. Ugyancsak ellenőrizni kell, hogy a borítékra felírt címzés és iktatószám az iraton felírt címzéssel és iktatószámmal megegyezik-e.Az esetleges elírásokat ki kell javítani. A borítékba helyezett iratokat fémből készült eszközzel (gemkapocs, gombostű, fűzőgépkapocs stb.) nem szabad összetűzni. Végül az iratokat megfelelő nagyságú borítékba kell helyezni és a borítékot le kell zárni. Az irat visszamaradó irattári példányán feltüntetett „továbbítás módjá"-t (posta, kézbesítés, ajánlott, expressz stb.) a borítékra fel kell írni és ennek megfelelően kell a borítékokat csoportosítani. A szerven belül kézbesítendő leveleket az iratot készítő szervezeti egység iratkezelője átadó-könyvvel kézbesíti a megfelelő szervezeti egységhez. c) Postázás Központi szervezetű iratkezelési rendszerben a postázás is a központi iktatóiroda iratkezelői feladata. Vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben az iktató szervezeti egységek — az előírt követelményeknek megfelelő módon előkészített (borítékolt, megcímzett, irányítószámmal, iktatószámmal ellátott és a feladás módjára utaló) iratokat átadó-könyv kíséretében a központi kezelőirodának továbbítják. A központi kezelőiroda iratkezelői feladatai postai továbbítás esetén: A borítékokat külön kell választani közönséges, expressz, expressz-ajánlott, ajánlott, érték nélküli küldemény stb. szerint; a szükséges bélyegzővel el kell látni őket (pl. „Díjelőleges",); gondoskodni kell a küldemények bérmentesítéséről; a posta által hitelesített feladókönyvbe a közönséges leveleket darabszám szerint, a többieket iktatószámuk szerint be kell vezetni. Helytelen címzés, átvétel megtagadás vagy más okból visszaérkezett küldeményeket az illetékes ügyintéző szervezeti egységhez kell továbbítani, amely a további intézésről gondoskodik. A posta útján továbbítandó ,,Sk felbontásra" jelzéssel ellátott leveleket és küldeményeket kettős borítékban kell elhelyezni, és a jelölést csak a belső borítékon szabad feltüntetni. Az „Sk felbontásra" jelzéssel ellátott levelekhez és küldeményekhez tértivevényt is ki kell állítani. Az iratkezelési szabályzatban úgy kell szabályozni a postázás időpontját, hogy az annak lebonyolításával megbízott dolgozók még munkaidőben fel tudják adni a küldeményeket a postán. Saját kézbesítővel továbbított leveleket és küldeményeket külön kézbesítőkönyvbe kell bejegyezni, amely „dátum, sorszám, iktatószám, címzett és az átvevő aláírása" rovatokat tartalmaz. A postázáshoz szükséges bélyegzők vagy bérmentesítőgépek használatát a helyi sajátosságok figyelembe vételével külön kell szabályozni. A bankposta továbbítása pénzintézeti előírások figyelembe vételével történik. d) Eltérés TÜK esetén A titkot tartalmazó iratküldeményeket kézbesítővel vagy postán ajánlottként, kettős borítékban vagy tértivevénnyel ellátva szabad csak továbbítani. A minősítő jelölést csak a belső borítékon szabad feltüntetni.