Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)
Dr. Purcsi B. Gyula: Az irattár és az irattári munka
dr. PURCSI B. GYULA AZ IRATTÁR ÉS AZ IRATTÁRI MUNKA Az irattár fogalmához általában három dolgot kapcsolunk gondolatban: magát az irattározás intézményét (amelyet regisztratúrának neveznek a régi közigazgatásban, a latin registrum = lajstrom szóból eredtfen hiszen az irattár olyan hely, ahol az iratokról „registrumot", lajstromot készítenek); az irattárban őrzött anyagot; az irattári épületet vagy helyiséget. Az irattározás vagy irattári kezelés műveletén ma (amikor az információhordozók anyaga már nem csak a papír), minden írásban, képben, rajzon, filmen, mágneses szalagon és egyéb gépi adathordozók útján rögzített, a létrehozó által termelt és működését segítő információk megőrzését, rendszerezését, feltárását (vagyis különböző segédletekkel való ellátását) értjük, melyek lehetővé teszik minden egyes irat vagy dokumentum visszakeresését az irattárban. Iratképző természetesen nemcsak valamely szerv, hanem személy is lehet. Az irattározás tehát az iratkezelés része, annak befejező szakasza, ebből következően az irattári anyag olyan iratok összessége, melynek meghatározott keletkezési helye van („természetes" vagy „jogi személy" (szerv) hozza létre), és a mindennapi ügyintézésben még szükséges, vagy meghatározott ideig még szükséges lehet. Ezért ezeket az iratokat „élő" iratanyagnak nevezzük, mert ügyviteli értékük van vagy lehet. Az iratok őrzésének következő állomása majd a levéltár lesz, ahová az irattári anyag bizonyos része akkor kerül majd, ha az iratképzőnek ügyvitele érdekében már nincsen szüksége rá, és olyan adatokat tartalmaz, amelyek a tudomány számára fontosak, tehát történeti értékű információkkal bírnak. Az irattár (mint helyiség), hogy megőrző, konzerváló funkcióját betölthesse, megfelelő műszaki feltételrendszernek kell eleget tennie, amelyet azonban csak részben szabályoznak az 1969. évi jogszabályok, ezért a levéltárak nemzetközileg elfogadott és kidolgozott normáira és tapasztalataira kell támaszkodni. 1. Az irattározás mint az iratkezelés része a) Az iratok irattárba helyezésének ideje Amint a bevezetőben már említettük, az irattározás az iratkezelés része, annak befejező szakasza, ezért meg kell határozni, hogy mikor helyezhetők irattárba az iratok. Ez csak az ügyintézés befejezésekor történhet, ami akkor következik be ha, - a határidős iratok (akár többszöri határidőmódosítás után) végleges elintézést nyertek, - a további intézkedést nem igénylő iratok az „ad acta" vagy az „irattárba" utasítást megkapták, - határidő nélküli iratok tisztázatát expediálták. Az elintézett ügyirat iktatókönyvi rovatát a kezelő irattári kivezetéssel látja el, vagyis az iktatókönyv „Irattár kelt" rovatába a hónap és a nap számát pecsételi vagy jegyzi be, azt a napot, amikor a postázás megtörtént, ill. amikor az „ad acta" utasítás az ügyiratra került. A kivezetéssel egyidőben a kezelő az előadói ívről a iktatókönyvbe bejegyzi az irattári tételszámot is. Az irattárba helyezéssel egyidejűleg átvizsgálja az ügyiratot, hogy a kezelési utasításoknak ill. a kezelési szabályoknak megfelel-e és az esetleges mulasztás pótlásáról intézkedik. Hogy ezután az ügyirat ú.n. operatív (kézi), esetleg decentralizált vagy központi irattárba kerül-e, az az iratképző szerv szervezeti felépítésétől függ. b) Az irattárak típusai Az operatív vagy kézi irattár alkalmazása mindenütt ajánlható, ahol az éves iratforgalom többezerre tehető és ahol az ügyek visszakeresése 2-5 éven belül várható.
