Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

Amikor a szükséges aláírások is megvannak, az elküldeni kívánt iratokat központi szervezetű iratkezelési rendszer esetén át kell adni a központi iktatóiroda iratkezelőinek. Az elküldésre előkészített iratokat és mellékleteit az ügyintéző nyitott borítékba helyezve, átadó-könywel köteles átadni. Az átadás tulajdonképpen annak az anyagnak a visszaadása amit ügyintézésre átvett, kiegészítve az ügyben keletkezett újabb irattal (iratokkal). Vegyes szervezetű iratkezelési rendszerben a központi kezelőiroda iratkezelői zárt borítékban csak az elküldésre szánt iratokat kapják. Ezért az iratok aláírása után az iktató szervezeti egység iratkezelője gondoskodik az iratnak a szerv nevét tartalmazó körbélyegzővel való ellátásáról. Ebben az esetben is iktatószám szerint kell átadni az iratokat az átadó-könywel együtt aláírás ellenében. Az elküldött levél visszamaradó másolati példányán (irattári példányon) az átadás dátumát kell „exp." jelzéssel felírni a levél végén, a levél kelte alatt. e) Eljárás TÜK iratok esetén A titkot tartalmazó iratokat minősíteni kell. A szolgálati titkot tartalmazó iratot „Titkos" (kizárólag a TÜK irodán vagy kezelő által készülhet), üzemi titkot tartalmazó iratot „Üzemi titok" jelöléssel kell ellátni. A szerveknél készült szolgálati és üzemi titkot tartalmazó iratok minősítése az illetékes ágazati miniszter „Utasítása" alapján a szerv vezetője által kidolgozott titokköri lista szerint történik. Az üzemi titkot tartalmazó iratokat az ügyintézés során gondosan kell kezelni. Ha az ügyintéző azzal nem dolgozik, munkaidő alatt sem szabad az iratot záratlanul hagyni. Az ilyen minősítésű iratokat a szerv épületéből kivinni csak hivatalos ügyben, az ügyintéző felettesének írásbeli engedélyével szabad. Az üzemi titkot tartalmazó iratot csak meghatározott példányszámban, sorszámmal ellátva szabad készíteni, záradékkal kell ellátni (az irattári példányt is). A záradéknak az alábbiakat kell tartalmaznia: Készítette:, minősítette:, gépelte:. Készült . . . példányban., Egy példány . . . lapból, vagy füzetből áll.. Kapják:. . . (fel kell sorolni a címzetteket). Ha az üzemi titkot tartalmazó iratokról sokszorosítás készül, akkor az irattári példányt az alábbi záradékkal kell ellátni: Készítette:, Minősítette:, Gépelte:, Készült:... példányban.. Sokszorosítva: . . . példányban.. Sokszorosítási napló száma:. . . Egy példány . . . lapból, vagy füzetből áll.. Kapják: elosztóív szerint. Üzemi titkot tartalmazó, külső szervektől érkező iratok sokszorosítását csak a küldő szerv vezetője vagy az általa felhatalmazott vezető állású dolgozó engedélyezheti. 5. Az érdemi ügyintézést követően ismét az iratkezelés szervezetében dolgozók foglalkoznak az iratokkal: a) Iratok határidő nyilvántartása Ha valamely ügyet csak bizonyos idő elteltével lehet elintézni, vagy ha az ügyben írásbeli vagy szóbeli értesítést kell bevárni, akkor az iratot „határidőztetni" kell. A határidőket az iktatószámok feltüntetésével határidőnaplóban kell nyilvántartani. A határidők nyilvántartásának módját az iratkezelők meghallgatásával a szerv vezetői saját hatáskörükben döntik el. Határidőbe helyezett iratot célszerű külön erre a célra kijelölt szekrényben ill. annak egyik polcán elhelyezni. Határidő nyilvántartásnak megfelel egy egyszerű füzet, amelyben feltüntetik az iktatószámot és a határidő napját. Az iktatókönyv kezelési feljegyzés rovatába ceruzával kell bevezetni (ugyanis esetleg többször is módosítani kell, a ceruzás bejegyzést ki lehet radírozni) a határidőt. Határidőben lévő iratot irattárba helyezni nem szabad! b) Iratok továbbítása Feladatoka továbbítással kapcsolatban (küldemények ellenőrzése, borítékok lezárása) A végleges formában elkészült, aláíratott és bélyegzővel is ellátott iratokat a borítékba helyezés ill. a boríték lezárása előtt a központi iktatóirodán ellenőrizni kell: az iktatószám, a címzés, a bélyegző-