Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai

Az elintézés-tervezet érdemi részét a tisztázat leíratása előtt az ügyintéző közvetlen felettesének mutatja be. Az elintézés-tervezetben az ügyintéző utasítást ad a leíró és a kezelő részére a címzettre, a mellékletekre, a példányszámra — ha kell, határidős nyilvántartásba helyezésre ill. a határidő napjára —, az irat továbbításának módjára (posta, ajánlott, expressz, kézbesítés stb.) és TÜK iratok esetében azok záradékkal való ellátására vonatkozóan. A tisztázat elkészítésénél gondolni kell arra, hogy a tisztázat milyen célt szolgál. Hosszabb használatban maradó tisztázatot tartósabb és jobb minőségű papírra kell leírni. Hogy melyek ezek az iratok, azt az egyes iratfajták irattári tervben meghatározott őrzési idejéből is ki lehet következtetni. A szerv ügyrendje, ügyviteli szabályzata pedig tartalmazza azokat a helyi előírásokat, hogy „Kifelé" hová, milyen papíron („céges" „igazgató" stb.) kell elkészíteni a kiadványt, vagy azt is, hogy mikor, vagy milyen ügyekhez milyen formanyomtatványt kell használni. A munka során figyelni kell a.tervezet szövegének szószerinti átvitelére. A kiadványnak tartalmazni kell a szerv nevét, címét, postai irányítószámát, postafiók számát, távbeszélő számát, az ügyintéző nevét (ha nem azonos a kiadványozóval), az ügyintéző távbeszélőjének (mellékének) számát, az irat iktatószámát, a mellékletek számát, a hivatkozási számot vagy jelzést, majd a szöveg után a kiadványozás keltét, a kiadványozó nevét és beosztását, a címzett nevét, címét, postai irányítószámát, postafiók számát (ha van). A kiadvány formája sokszor tükörképe az ügyintézés minőségének. A szabályos formával (a szépérzéken kívül) a célszerűséget is szolgálni kell. Igy szükséges pl., hogy a fenti adatokat mindig ugyanazon helyre írják. Ha a tervezetet és tisztázatot külön készítik, a tisztázat elkészültekor a tervezettel össze kell olvasni és egyeztetni. Az egyeztetés megtörténtét és keltét a másolati példányon (előadói ív alkalmazása esetén annak megfelelő rovatában) fel kell jegyezni és aláírással kell ellátni. c) Iratok aláírása (sajátkezű, s.k.-zás, aláírási jog) Az eredeti aláírásra kerülő kiadványok tisztázatának minden egyes példányát alá kell írni. A kiadvány az aláírás mellett baloldalt a szerv nevét feltüntető körbélyegző lenyomatát is tartalmazza. Az „s.k." jelzésű tisztázatra a kezelőiroda vezetője vagy az ezzel megbízott dolgozó „a kiadvány hiteléül" záradékot vezeti rá, sajátkezűleg aláírja és a bélyegzőt is rányomja. Az „s.k." jelzésű kiadványon a hitelesítést a kiadó nevével egy sorban, az irat bal oldalán kell elvégezni. (Igy kell eljárni akkor is, ha a kiadvány sokszorosítással készül.) A hitelesítésfminden esetben aláírással kell igazolni. A hitelesítést végző személy a tervezeten levő aláírást hitelesíti, de aláírása annak is biztosítéka, hogy a tervezet és a tisztázat szövege szó szerint megegyezik egymással. A kiadványokat az aláírásra vonatkozó előírások betartása mellett az arra jogosult személy írhatja alá. Erre vonatkozóan a szervek belső utasításainak illetve a Szervezeti Működési Szabályzatainak az előírásai az irányadók. Az iratkezelési szabályzatban részletesen le kell írni, hogy az intézkedési tervezetet és a tisztázatot kinek kell bemutatni kiadványozás céljából és ismertetni kell, hogy a kiadványozó jogköre milyen típusú ügyek aláírására terjed ki. d) Postázás előkészítése A tisztázatok végleges formában történő előkészíttetéséről az ügyintéző gondoskodik. A végleges formában elkészült iratnak, — ha beérkezett iratra készült válaszlevél — egy másolati irattári példányát a beérkezett irathoz kell csatolnia, és ha az ügynek előiratai még nem voltak, a beérkező iraton az iktatóbélyegző lenyomatának irattári tételszám rovatába kell írnia az irattári tételszámot. Ha voltak előiratok, akkor azokkal együtt további intézésre visszaadja az illetékes iktató szervezeti egység iratkezelőinek. Az ügyintéző, ill. az iktatási jogú szervezeti egységek iratkezelői gondoskodnak az iratok expediálásra való előkészítéséről, azaz megcímezik a borítékot, feltüntetik rajta az iktatószámot és az elküldés módját (expressz, ajánlott stb.). Ellenőrzik, hogy az iraton és a borítékon minden szükséges adat megegyezően szerepel-e. Ha az ügyintéző nem jogosult aláírásra, úgy az expediálásra teljesen előkészített iratot bemutatják a szervezeti egység vezetőjének, ill. ha adott esetben a szerv vezetője jogosult az aláírásra akkor neki.