Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)
Zsigovits Istvánné: Az iratkezelés fázisai
A vezető az ügyintéző távollétében a névre szóló küldeményt is felbonthatja, ha a borítékról egyértelműen megállapítható, hogy az a szerv hatáskörébe tartozó, vagy ott folyamatban levő eljáráshoz kapcsolódó hivatalos iratot tartalmaz. (Előfordulhat ugyanis, hogy az ügyintéző egy napnál tovább van távol betegség, szabadság stb. miatt, ami azonban nem akadályozhatja az ügyintézést akkor sem, ha valamilyen okból a nevére küldik az iratot.) A vezető és a névre szóló küldemény címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából köteles visszajuttatni az iktatóhelyre. A küldemények felbontása során ellenőrizni kell, hogy a borítékban illetve az iraton jelzett mellékletek megérkeztek-e. Az észlelt hiányt a borítékon illetőleg az iraton fel kell tüntetni. A mellékletek esetleges hiánya azonban nem akadályozhatja az ügyirat továobi kezelését, az ügy intézését. A szabályzatban meg kell határozni, hogy a hiány pótlásáról kinek kell gondoskodni. A továbbiakban ellenőrizni kell azt is, hogy az iratnak volt-e előzménye. Ha volt, akkor erre a hivatkozási számból vagy a szövegből lehet következtetni, és intézkedni kell az előiratok csatolására. Ha nem volt, akkor meg kell állapítani az irat tárgyát, ahogyan azt majd az iktatókönyvbe be kell jegyezni. Előfordulhat, hogy postán küldenek TÜK körébe tartozó iratot. Amennyiben ez a küldemény felbontásakor derül ki, akkor a borítékot vissza kell zárni és dátummal ellátva, aláírva, a TÜK kezelőjének haladéktalanul át kell adni. Ha a felbontás során az derül ki, hogy a borítékban nem a szerv (ill. a címzett) részére szóló irat van vagy a mellékletek nem azonosak a jelzett-tel, gondoskodni kell azoknak a feladóhoz való visszajuttatásáról. A küldeményekkel érkezett értékek kezelése Ha a küldemény felbontása alkalmával kitűnik, hogy abba magyar vagy külföldi pénzt, vagy fel nem ragasztott illetékbélyeget, esetleg más jellegű értéket helyeztek, akkor az iraton az erre utaló megjegyzéssel az összeget illetve értéket, részletezve fel kell tüntetni, dátumozva alá kell írni. Az illetékbélyek, a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg és a válaszdíjszelvény kivételével minden egyéb értéket elismervény ellenében a pénztárosnak kell átadni. Az elismervényt, a postabélyeget, a válaszdíjszelvényt és az illetékebélyeget az irathoz kell csatolni úgy, hogy ezek az értékek a rendeltetésüknek megfelelő célra továbbra is felhasználhatók maradjanak. Eljárás téves felbontás esetén Az irat téves felbontásakor a küldeményt isméi le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, és a küldeményt az illetékes helyére kell eljuttatni. Ha a küldemény téves felbontásakor, vagy később megállapítható, hogy a küldeményben a titkos ügykezelés rendelkezései alá tartozó irat van, rá kell vezetni a borítékra a felbontó nevét, esetleg munkahelyét és a küldeményt a titkos ügykezelőhöz kell eljuttatni. Az általános felbontásra jogosult személynek ügyelnie kell arra, hogy téves bontás minél ritkábban forduljon elő vagyis bontás előtt alaposan meg kell győződnie arról, hogy a küldeményt jogosult-e felbontani. A téves bontás gyakorlati lehetősége semmi esetre sem vezethet a levéltitok, szolgálati-illetőleg államtitok sorozatos megsértéséhez. Az a rendelkezés, hogy a borítékra fel kell írni a tévesen felbontó nevét, munkahelyét, éppen azt célozza, hogy szükség esetén felelősségre lehessen vonni a sorozatosan hanyagul bontó vagy esetleg kíváncsi természetű személyt. A borítékok kezelése A küldemények borítékait az irathoz kell csatolni, de azok közül az ügy befejezését követően csak azokat kelt megőrizni, amelyek a címre utaló vagy egyéb fontos kezelési, ügyintézési feljegyzést tartalmaznak. Ha az irat határidőre történő továbbításához jogkövetkezmény fűződik (pályázati, fizetési, fellebbezési határidő stb.) vagy ha a feladó adatait csak a borítékról lehet megállapítani, a borítékot minden esetben az irathoz kell rögzíteni.
